Scheitern ist keine Option!
Zu Beginn sind alle Teammitglieder hoch motiviert, doch schon nach wenigen Wochen steckt das Projekt fest. Gerade wenn zu Beginn alles gut aussieht, ist die Überraschung am Ende oft groß, wenn der Projekterfolg ausbleibt. Doch wie kommt es dazu? Es gibt eine Reihe von K.O.-Gründen für das Scheitern von Projekten – umso wichtiger wäre es, mögliche Probleme zeitnah zu erkennen, um rechtzeitig gegensteuern zu können.
Ein Unternehmen beschloss, eine neue Softwarelösung zur Verbesserung der Abläufe im Service zu entwickeln. Die Zielsetzung blieb jedoch äußerst vage: „Wir wollen die Kommunikation verbessern.“ Ohne klare Vorgaben nahm das Projekt nie richtig Fahrt auf. Im Gegenteil – Marketing und Entwicklung arbeiteten mehr gegeneinander als miteinander. Die fehlende Planung führte letztlich dazu, dass wichtige Meilensteine nicht definiert wurden. Meetings fanden nur noch sporadisch statt und oft ohne Agenda, was zu ineffizientem Austausch und Missverständnissen führte. Nach einigen Monaten stellte sich heraus, dass die Software nicht den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprach und viele Funktionen fehlten. Schließlich entschied das Management, das Projekt abzubrechen, da die Erwartungen nicht erfüllt wurden.
Es gibt – leider – eine ganze Reihe von K.O.-Gründen, die selbst gut gemeinte Projekte zum Scheitern bringen können. Ein zentraler Faktor ist eine unklare Zielsetzung, wie das Beispiel zeigt, die dazu führt, dass Teammitglieder unterschiedliche Vorstellungen vom Projektergebnis haben. Fehlende Kommunikation und unzureichende Abstimmung zwischen den Beteiligten verstärken dieses Problem und können zu Missverständnissen und Konflikten führen. Diese K.O.-Gründe werden oft nicht rechtzeitig erkannt, weil sie häufig schleichend auftreten und sich über einen längeren Zeitraum entwickeln.
Viele Teams sind in ihren täglichen Aufgaben so beschäftigt, dass sie die Anzeichen für Probleme im Projekt ignorieren oder nicht wahrnehmen. Oft fehlt es an einer klaren Kommunikation, wodurch Missverständnisse und Unklarheiten viel zu lange unbemerkt bleiben.
K.O.-Gründe für das Scheitern von Projekten gibt es scheinbar viele: zu ehrgeizige Ziele, mangelnde Motivation des Teams oder ein zu eng gesteckter Zeitplan. So vielfältig die Gründe auch sind, meist lassen sie sich auf eine Handvoll reduzieren.


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K.O.-Grund: Unklare Zielsetzung
Eine unklare Zielsetzung kann gravierende Auswirkungen auf den Erfolg eines Projekts haben. Wenn die Ziele nicht klar und eindeutig definiert sind, entstehen unterschiedliche Interpretationen und Erwartungen innerhalb des Projektteams. Dies führt zu Verwirrung darüber, welche Aufgaben Priorität haben. So kommt es, dass mitunter Teammitglieder an verschiedenen Aspekten arbeiten, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Das sorgt nicht nur für Frust unter den Beteiligten, sondern behindert auch den Fortschritt im Projekt.
Um eine unklare Zielsetzung zu vermeiden, ist es entscheidend, von Anfang den intensiven Austausch mit dem Auftraggeber zu suchen. Es muss gelingen, gemeinsam mit ihm klare, messbare und realistische Ziele zu definieren. Aber auch im weiteren Verlauf des Projekts ist es wichtig, in regelmäßigen Meetings den Fortschritt zu überprüfen und die Projektziele gegebenenfalls anzupassen, wenn sich die äußeren Umstände geändert haben.
K.O.-Grund: Unzureichende Planung
Ohne eine detaillierte Planung fehlen klare Schritte und Meilensteine im Projekt. Das führt nicht selten zu Verwirrung und Ineffizienz unter den Beteiligten. Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal werden möglicherweise nicht optimal eingesetzt, was zu Überlastung einzelner Teammitglieder führen kann. Zudem können Risiken nicht rechtzeitig identifiziert und gemanagt werden, was unerwartete Probleme zur Folge hat. Letztlich resultiert eine unzureichende Planung oft in Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und unzureichenden Ergebnissen, die den Erwartungen der Stakeholder nicht gerecht werden.
Um unzureichender Planung entgegenzuwirken, ist es wichtig, einen strukturierten Planungsprozess zu etablieren. Zunächst sollten alle Projektbeteiligten in die Planung einbezogen werden, um unterschiedliche Perspektiven und Expertise zu berücksichtigen. Regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts ermöglichen es, Anpassungen vorzunehmen und Risiken frühzeitig zu identifizieren. So gesehen bildet ein gut durchdachter Plan die Grundlage für den Projekterfolg.
K.O.-Grund: Fehlendes Commitment
Wenn das Management nicht hinter dem Projekt steht, fehlt es schnell an der notwendigen Unterstützung in Form von Ressourcen, Budget und Personal. Dies kann zu unzureichender Finanzierung und Priorisierung führen, wodurch ein Projekt zwangsläufig ins Stocken gerät. Zudem beeinflusst mangelndes Engagement die Motivation des Teams negativ; Mitarbeiter fühlen sich oft weniger wertgeschätzt und sind weniger bereit, sich für den Erfolg des Projekts einzusetzen. Ohne klare Vision und Rückhalt vom Management können auch strategische Entscheidungen fehlen, was letztlich zu Verzögerungen, Missverständnissen und zu einem Scheitern des Projekts führen kann.
Um fehlendem Commitment des Managements entgegenzuwirken, ist es entscheidend, frühzeitig die Bedeutung des Projekts zu kommunizieren. Als Projektleiter solltest Du regelmäßig Updates und Fortschrittsberichte präsentieren, um das Management über Erfolge und Herausforderungen zu informieren. Die regelmäßige Einbindung des Managements während des Projektverlaufs fördert deren Engagement und Verständnis für die Projektziele.
K.O.-Grund: Mangelhafte Kommunikation
Wenn Informationen nicht klar oder rechtzeitig ausgetauscht werden, entstehen Missverständnisse und Unsicherheiten im Team. Dies kann zu falschen Annahmen über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen führen, was ein Projekt schnell ausbremsen kann. Zudem können wichtige Stakeholder nicht ausreichend informiert werden, was deren Unterstützung gefährdet. Letztlich führt unzureichende Kommunikation zu einem Verlust an Vertrauen und Motivation im Team, was das Scheitern des Projekts begünstigt.
Um einer mangelhaften Kommunikation entgegenzuwirken, ist es hilfreich, im Projekt klare Kommunikationsstrukturen zu etablieren. Regelmäßige Meetings und Updates können den Austausch von Informationen fördern. Außerdem können Fragen und offene Punkte auf diese Weise zeitnah geklärt werden. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools kann helfen, Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten transparent zu machen. Zudem ist es wichtig, eine offene Feedback-Kultur zu schaffen, in der Teammitglieder ihre Bedenken äußern und auf Probleme hinweisen können.
K.O.-Grund: Fehlendes Controlling
Bleiben Abweichungen von den ursprünglichen Plänen unbemerkt, kann das schnell zu Kostenüberschreitungen und Zeitverzögerungen führen. Zudem fehlt die Möglichkeit, rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen oder Risiken zu identifizieren. Letztlich führt ein mangelndes Controlling zu einem Verlust an Vertrauen bei den Stakeholdern. Du musst damit rechnen, dass Dein Projekt zum Scheitern verurteilt ist, wenn Probleme nicht rechtzeitig erkannt und adressiert werden.
Survival-Tipps
- Sorge für eine klare, messbare Zieldefinition. Nur so lassen sich Unklarheiten vermeiden und Du kannst am Ende die Zielerreichung objektiv überprüfen.
- Vermeide es, eine Planung unter Zeitdruck oder unter unklaren Vorgaben zu erstellen. Fehler in der Planungsphase ziehen sich meist durch das gesamte Projekt.
- Suche Verbündete und überwinde dabei auch Hierarchiegrenzen. Denn: Fehlt es an der notwendigen Unterstützung aus dem Management, werden Projekte unnötig ausgebremst.
- Denke daran: Projekte sind Teamarbeit. Die Kommunikation hat daher einen zentralen Stellenwert und sollte nicht nur über Meetings und E-Mails stattfinden.
- Behalte die verschiedenen Projektdimensionen wie Kosten, Qualität und Zeit im Blick. Nutze Methoden wie das magische Dreieck zur Erfolgsmessung.
- Und nicht vergessen: Wenn ein Projekt nicht erfolgreich realisiert werden konnte, solltest Du unbedingt die K.O.-Gründe analysieren. Dann ist Dir der Erfolg beim nächsten Projekt sicher!


Mario Neumann
Der Trainer und Autor schreibt seit 2021 in diesem Online-Magazin locker und pragmatisch über Projektmanagement. Für seine Arbeit wurde er schon mehrfach ausgezeichnet, zum Beispiel mit dem Internationalen Deutschen Trainingspreis und dem Weiterbildungs-Innovationspreis. Alle seine Bücher, Seminare und Vorträge findest Du auf marioneumann.com.