Die Durchführung von Projekten ist mitunter eine anspruchsvolle Aufgabe, die mit zahlreichen Risiken verbunden ist. Oftmals können scheinbar unbedeutende Details dazu führen, dass ein vielversprechendes Projekt in Schwierigkeiten gerät oder sogar scheitert. Um sicherzustellen, dass die Ziele eines Projekts erreicht werden, ist es entscheidend, die häufigsten Stolperfallen zu erkennen und zu vermeiden.

Die Projektarbeit nimmt in Unternehmen einen immer größeren Raum ein und löst zunehmend die Arbeit in der klassischen Linienorganisation ab. In den letzten zwei bis drei Jahren ist ihr Anteil um 62 Prozent gestiegen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter mittlerweile 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in Projekten – Tendenz weiter steigend. Zwei Drittel dieser Projekte werden in Deutschland erfolgreich abgeschlossen und bewegen sich im Korridor des magischen Zieldreiecks – Ergebnis, Kosten und Zeit. Das heißt aber auch, dass bei einem Drittel der angestoßenen Projekte etwas schief läuft. Verantwortlich dafür sind fünf Stolperfallen, die den Projekterfolg gefährden:

Stolperfalle 1

Unklare Zielsetzung

Gehe davon aus, dass Projektideen selten hundertprozentig durchdacht sind. Es ist ein Fehler, darauf zu vertrauen, dass sich der Auftrag im Laufe der Zeit schon klären wird. Meist geschieht dies, wenn überhaupt, viel zu spät – und kostet dann richtig viel Zeit und Geld.

Meine Tipps:

• Sorge dafür, dass Projektauftrag und Projektziele klar sind. Je schneller Du das beherzigst und umsetzt, desto erfolgreicher wird Dein Projekt.
• Errate die Ziele Deines Auftraggebers nicht, sondern frage gezielt nach. Beginne das Projekt nicht ohne die notwendige Zielklarheit.
• Bleibe hartnäckig, und entlocke Deinem Auftraggeber seine Prioritäten. Gib Dich erst zufrieden, wenn zumindest Größenordnungen für Termine und Kosten auf dem Tisch liegen.

Stolperfalle 2

Fehlende Unterstützung

Wenn Du als Projektleiter eine Entscheidung brauchst, gerade auch in kritischen Situationen, fehlt plötzlich der Ansprechpartner im Management. Die Folge: Es kommt zu Verzögerungen, für die Du eigentlich gar nichts kannst, die Du aber verantworten musst.

Meine Tipps:

• Prüfe, ob es einen Auftraggeber gibt, der Dein Projekt vollständig unterstützt und Dir als Ansprechpartner zur Verfügung steht.
• Vereinbare mit dem Auftraggeber von Anfang an klare und verbindliche Regeln für die künftige Zusammenarbeit. Gerade in kritischen (Entscheidungs-) Situationen musst Du mit seiner Unterstützung handlungsfähig bleiben.
• Animiere Deinen Auftraggeber dazu, sich persönlich für das Projekt zu engagieren. Auf diese Weise wird das Umfeld auf das Projekt aufmerksam und misst ihm Bedeutung bei.

Stolperfalle 3

Unzureichende Planung

Der Projektleiter und sein Team gehen unvorbereitet in das Projekt. Sie schlagen möglicherweise einen falschen Weg ein und sind auf unvorhergesehene Ereignisse nicht vorbereitet. Fehler in der Planungsphase sind später kaum mehr korrigierbar und stellen eine häufige Ursache für das Scheitern eines Projektes dar.

Meine Tipps:

• Verschaffe Dir frühzeitig einen schnellen und einfachen Überblick über den Projektablauf. Lege bei wichtigen Zwischenergebnissen Meilensteine fest.
• Stimme den Plan mit allen Beteiligten ab und organisiere auf dieser Basis die Arbeit in Deinem Team.
• Behalte Deinen Projektplan im Auge und passe ihn notfalls an, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Stolperfalle 4

Unterschätzte Risiken

Projektarbeit ist spannend, man weiß nie, welche Überraschung hinter der nächsten Ecke wartet. Risiken zu verdrängen oder kollektiv zu ignorieren bringt nichts. Die Realität schert sich nicht um Wunschdenken oder haltlosen Optimismus nach dem Motto: »Das wird schon alles irgendwie gut gehen.«

Meine Tipps:

• Überlege Dir zu Beginn, welche Risiken überhaupt existieren. Ein Problem ist halb gelöst, wenn es nur klar formuliert wird.
• Führe geeignete Maßnahmen durch, um die Risiken zu minimieren. Lege dabei ein besonderes Augenmerk auf Risiken, die schwerwiegende Folgen haben können.
• Bagatellisiere ein Risiko nicht. Nur wenn Du die Gefahrenpotenziale ehrlich analysierst, kannst Du dem Risiko erfolgreich begegnen.

Stolperfalle 5

Mangelnde Kommunikation

Kontinuierliche aktive Kommunikation stellt eine Grundvoraussetzung für den Erfolg eines Projektes dar. Ohne passende Kommunikationsstrukturen kommen in kritischen Phasen des Projekts keine Entscheidungen zustande – und das Projekt bleibt auf der Strecke.

Meine Tipps:

• Halte fest, wer welche Informationen wann und in welchem Format erhalten soll. So stellst Du sicher, dass jeder die Informationen bekommt, die er für eine erfolgreiche Projektarbeit braucht.
• Sorge dafür, dass jede Person im Projekt weiß, für was sie verantwortlich ist. Nur wenn es klare Zuordnungen von Verantwortungen gibt, können Aufgaben gut und rechtzeitig erledigt werden.
• Rufe Dein Team einmal pro Woche zusammen – zumindest virtuell. So sind alle Beteiligten auf dem Laufenden und die Abläufe geraten nicht ins Stocken.