Strategie

KI-Power im Projektmanagement

Von am 12.02.2024

In der heutigen Projektwelt gewinnt die Rolle von KI-Projektmanagern zunehmend an Bedeutung. Dank der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) können Projektmanager ihre Aufgaben effizienter und effektiver erfüllen. Mit dem Fortschritt der Technologie werden die Unterschiede zwischen traditioneller und KI-gestützter Projektleitung immer deutlicher. Doch bringt künstliche Intelligenz wirklich den entscheidenden Vorteil beim Projektmanagement?

Andrea M. und Christina W. sind beide Projektmanagerinnen mit ähnlichen Aufgaben: Beide müssen Projekte planen und leiten, Ressourcen effektiv planen und verwalten, Risiken identifizieren und managen sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam fördern. Der entscheidende Unterschied ist jedoch, dass Christina Künstliche Intelligenz in ihre Arbeit integriert. Dank KI kann sie Aufgaben automatisieren, Daten analysieren und daraufhin fundierte Entscheidungen treffen – ein Vorteil, den ihre Kollegin nicht hat.

Andrea hat zwar zu Beginn ihres Projektes einen Projektstrukturplan erstellt und die erforderlichen Arbeitspakete und Terminpläne entworfen, aber im Vergleich zu ihrer Kollegin sind diese eher oberflächlich und ohne ausreichende Details. Obwohl sie eine Risikoliste führt, wird sie dennoch oft von unerwarteten Entwicklungen im Projekt überrascht. Die Ampeln im Statusreport werden auf gelb gesetzt, aber der kommunizierte Projektstatus basiert mehr auf subjektiven Wahrnehmungen (und Hoffnungen) als auf objektiv messbaren Fakten.

Der entscheidende Unterschied zwischen den beiden Projektmanagerinnen liegt darin, dass Christina bereits vielseitig Künstliche Intelligenz in ihre Arbeit integriert hat. Die Nutzung von KI ermöglicht es ihr, Aufgaben zu automatisieren, Daten auf Knopfdruck zu analysieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dadurch kann Christina ihre Projekte effizienter und schneller verwalten als ihre Kollegin..

Agile Methoden, Cloud-Technologien und kollaborative Tools haben die Art und Weise, wie Projekte aufgesetzt, durchgeführt und überwacht werden, radikal verändert. Doch eine Revolution steht noch bevor – und sie wird durch die Künstliche Intelligenz angetrieben.

Die Zukunft des Projektmanagements

Künstliche Intelligenz ist zentraler Bestandteil vieler technologischer Fortschritte und längst in aller Munde. Was einst als futuristische Vision galt, ist heute Realität, und viele Projektmanager spüren bereits den Einfluss der KI auf ihre Arbeit. Christina nutzt bereits die KI, um ihre Projektarbeit neu zu gestalten. Mit der Fähigkeit, eine breite Palette von Aufgaben zu übernehmen, von der Erstellung von Projektplänen bis hin zur Entwicklung von Prognosemodellen, ist Künstliche Intelligenz bestens gerüstet, um das Projektmanagement zu revolutionieren und effizienter zu machen.

Foto: Arseny Togulev auf Unsplash

Die Automatisierung von Aufgaben

Ein Projekt besteht aus unzähligen Routineaufgaben, die zunächst nicht selbstverständlich erfüllt werden, sondern ermittelt, geplant und projektspezifisch organisiert werden müssen. Diese Routineaufgaben benötigen Zeit. Und was gäbe Andrea nicht für eine gute Fee, die sie im Projektalltag entlastet? Den Luxus eines Projektbüros, das den Projektmanager bei der Erledigung von Routineaufgaben entlastet, können sich nur die wirklich großen Projekte in ihrem Unternehmen leisten.

Künstliche Intelligenz stellt hier eine echte Alternative zur klassischen Projektassistenz dar, denn KI eignet sich bestens für die Bearbeitung von sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben. Deshalb spielt die aktive KI-Assistenz eine immer größere Rolle, um Projektmanager wirkungsvoll zu entlasten. Christina nutzt beispielsweise KI, um Arbeitspakete zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen oder Termine zu planen. Dies spart Zeit und reduziert menschliche Fehler.

Das Vermeiden von Risiken

Andrea hasst böse Überraschungen im Projektverlauf. Für sie ist Risikomanagement das stille Rückgrat ihrer Projekte. Ohne eine solide Risikobewertung und entsprechende Maßnahmen kann selbst ein gut geplantes Projekteins Straucheln geraten oder sogar scheitern. Aber was, wenn die üblichen menschlichen Einschränkungen – unsere Unfähigkeit, alle Datenpunkte zu berücksichtigen, oder unsere Neigung zu kognitiven Verzerrungen – ihr einen Strich durch die Rechnung machen?

Jedes Projekt birgt Risiken in sich. Oftmals werden diese Risiken durch die Erfahrungen und Intuitionen von Projektmanagern erkannt. Doch die wachsende Komplexität von Projekten und das zunehmende Datenvolumen erfordern präzisere Instrumente. Hier setzt die Künstliche Intelligenz an. Durch das Durchforsten und Analysieren historischer Daten von ähnlichen Projekten, kann KI Muster und Zusammenhänge identifizieren, die für das menschliche Auge unsichtbar bleiben. Basierend auf diesen Analysen kann Christina ihre präventive Maßnahmen ergreifen, um das Risiko von Verzögerungen oder Problemen zu minimieren.

Die Optimierung von Ressourcen

Andrea hat in fast jedem ihrer Projekte mit Ressourcenproblemen zu kämpfen, oft von Anfang an. Die effiziente Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen ist seit jeher ein zentrales Anliegen im Projektmanagement. Fehlgeleitete Ressourcen können zu Verzögerungen, überzogenen Budgets und unzufriedenen Teams führen. Mit der steigenden Komplexität der Projekte und den zunehmend grenzüberschreitenden Teams gerät der klassische Ressourcenansatz von Andrea an seine Grenzen.

Im Gegensatz dazu nutzt Christina ein KI-System, das ihr in Echtzeit die effizienteste Zuordnung von Mitarbeitern vorschlägt, basierend auf den aktuellen Anforderungen, den bisherigen Leistungen und der verfügbaren Kapazität. Neben der passendsten Ressourcenzuteilung kann sie auch Prognosen von Engpässen und Überlastungen erstellen. Dies steigert nicht nur ihre Projekt-Performance, sondern auch die Zufriedenheit unter den Projektmitarbeitern, da sie deren Workload weitaus besser berücksichtigen kann.

Die Anpassung in Echtzeit

Von der ersten Ideenskizze bis zur Endabnahme sammelt Andrea zusammen mit ihrem Projektteam eine Unmenge an Date: Informationen zu Arbeitszeiten, Ressourcennutzung, Kommunikation, Problemstellungen und vielem mehr. Andrea verwendet diese Daten allenfalls für den Abschlussbericht, erforderliche Nachkalkulationen oder den Projekt-Review.

Christina nutzt diese Daten bereits während des Projektverlaufs. Durch kontinuierliche Analyse von Daten kann sie mithilfe von KI-Tools Änderungen im Projektumfeld erkennen und ihren Projektplan entsprechend anpassen, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Die Zeiten, in denen sie ihre Projekte nur auf Basis von Erfahrung und Intuition steuerte, gehören für Christina längst der Vergangenheit an.

Die Verbesserung von Schätzungen

Die Schätzung des Arbeitsaufwands ist ein entscheidender Schritt in der Projektplanung für beide Projektmanagerinnen. Nur durch zuverlässige Abschätzungen können sie die realistische Projektdauer ermitteln, den Ressourcenbedarf planen und so den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherstellen.

Andrea ist auf eine Reihe von Experten angewiesen, um versteckte Aufwände und potenzielle Stolperfallen frühzeitig zu erkennen und diese Informationen in den Projektplan zu integrieren. Leider stehen ihr diese Experten nicht ad hoc zur Verfügung, was oft zu oberflächlichen Einschätzungen führt – ohne die nötige Expertise.

Im Gegensatz dazu nutzt Christina Künstliche Intelligenz, um die Projektdauer, die Kosten und den Ressourcenbedarf zu schätzen. Ein entsprechendes KI-Tool analysiert historische Daten, identifiziert Muster und gibt ihr Empfehlungen. Obwohl dies den Rat von Experten nicht ersetzt, verkürzt es die Zeit für die Einschätzung erheblich. In Notfällen kann Christina sogar die Schätzungen der KI direkt in ihre Planung übernehmen.

Die Zukunft des Projektmanagements erwartet diejenigen, die sich wie Christina auf die Potenziale der KI einlassen und sie geschickt in ihre Projekte integrieren. Es liegt in den Händen der (angehenden) KI Projektmanager und Projektmanagerinnen, diese transformative Technologie voranzubringen und die Projektwelt weiter zu revolutionieren. Die Chancen sind greifbar – und wer sie ergreift, wird in einer zunehmend von KI geprägten Geschäftswelt einen klaren Vorteil genießen.

Survival-Tipps

  • Bereite Dich auf diese revolutionäre Entwicklung vor, indem D ein grundlegendes Verständnis entwickelst und kontinuierlich Deine KI-Fähigkeiten ausbaust.
  • Beginne mit kleinen Pilotprojekten, um Dich möglichst schnell mit den Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz vertraut zu machen.
  • Identifiziere die konkreten Bereiche, in denen Du KI einsetzen willst und lege klare Ziele fest, die durch den Einsatz von KI erreicht werden sollen.
  • Stelle sicher, dass Deine Projektdaten sauber, konsistent und gut organisiert sind. Bedenke, dass sich die Datenqualität direkt auf die Ergebnisse der KI auswirkt.
  • Du brauchst Verbündete. Halte deshalb wichtige Stakeholder über Fortschritte, Herausforderungen und Erfolge der KI-Integration auf dem Laufenden.
  • Achte darauf, dass Du bei der Verwendung von KI im Projekt die Datenschutzrichtlinien einhältst und ethische Aspekte berücksichtigst.

Blogparade 2024

Dieser Beitrag ist Teil der Blogparade 2024 des PM Magazins: „Können wir KI? Wie bereichern ChatGPT & Co. Ihr Projektteam?“ [mehr erfahren] …

Mario Neumann

Als Autor und Trainer begleite ich Dich durch die abenteuerliche Welt der Projekte. Dafür wurde ich schon mehrfach ausgezeichnet, zum Beispiel mit dem Internationaler Deutscher Trainingspreis und dem Weiterbildungs-Innovationspreis. Alle meine Bücher, Seminare und Vorträge findest Du auf  marioneumann.com.