Der tapfere Einzelkämpfer ohne Team

Wenn von Projekten die Rede ist, dann gehen die meisten Beobachter von größeren Vorhaben mit großem Team und Budget aus. Die Realität im Berufsalltag sieht aber oft völlig anders aus: Kleinere Projekte mit keinem oder einem sehr kleinen Team und kaum Budget, dafür aber mit großen Erwartungen, die der Verantwortliche dann quasi im Alleingang erfüllen muss.

„Stellt Euch vor, es ist Projekt, und keiner geht hin“, so könnte man die aktuelle Situation von Markus R. beschreiben. Markus R. arbeitet als Ingenieur für einen mittelständischen Anlagenbauer. Dem Unternehmen fehlt es weder an guten Ideen noch an der notwendigen Leistungsbereitschaft, diese Ideen in die Tat umzusetzen. Oft fehlt schlichtweg das Personal, um das Vorhaben mit den notwendigen Ressourcen auszustatten. Markus R. kämpft also allein auf weiter Flur. Kollegen, die bereit sind, sich zusätzlich zu ihrem Fulltime-Job für sein Projekt zu engagieren, findet er kaum.

In vielen Unternehmen werden erfahrene Fachexperten oder talentierte Nachwuchskräfte – zumindest teilweise – von ihren Routineaufgaben entbunden, um ein Projekt voranzutreiben. Damit hat man zwar einen verantwortlichen Projektleiter gefunden, ein eigenes Team kommt aber nicht in Frage. Die Abteilungsleiter würden „Sturm laufen“, wenn sie dauerhaft Personal für Projektarbeiten abstellen müssten. Die verantwortlichen Projektleiter kämpfen oft gegen Windmühlen, wenn es darum geht, Mitstreiter für ihr Projekt zu gewinnen.

Wer als Einzelkämpfer ohne Team antreten muss, der muss im Bedarfsfall direkt auf die Kolleginnen und Kollegen zugehen, um sie ins Projekt einzubinden. So entsteht die in vielen Unternehmen die weit verbreitete Matrix-Organisation, bei der Projektleiter quer zur Linie ständig um Personal kämpfen müssen.

Viele Projektleiter in Matrix-Organisationen merken schnell, dass sie auf verlorenem Posten kämpfen, wenn es darum geht, Mitstreiter für ihr Projekt zu gewinnen. Wer hat schon Lust, sich zusätzlich zu seinem Fulltime-Job für ein Projekt zu engagieren? Wer allzu schüchtern den Bedarf an zusätzlichem Personal formuliert, wird ebenso scheitern, wie jene, die es mit der Brechstange versuchen. Lustlose Ansprechpartner in den Fachabteilungen, überlastete Spezialisten oder widerwillige Kollegen, die zwangsverpflichtet wurden – aus dieser toxischen Mischung besteht häufig das Projektteam. Aus einem derart zusammengewürfelten Haufen wird nur selten ein gut funktionierendes Projektteam – kein Wunder, das so manches Projekt buchstäblich im Sande verläuft.

Mit der Unterstützung vom Management

In Matrix-Organisationen bestehen zwischen Projekt und Linie oft gegensätzliche Interessen. Während der Projektleiter für sein Projekt hervorragende Fachkräfte benötigt, brauchen die Abteilungsleiter ihr Personal, um das reguläre Tagesgeschäft zu erledigen. Projektleiter stehen daher vor der Herausforderung, die Linienmanager mit ins Boot zu holen. Damit ihnen das gelingt, brauchst Du die Unterstützung vom Management:

• Im ersten Schritt kündigt das Management in einer Besprechung der Abteilungsleiter das bevorstehende Projekt an, erläutert den Anwesenden die Bedeutung für das Unternehmen und stellt Dich als künftigen Projektleiter vor. Das sitzt! – Jetzt bist Du nicht mehr der tapfere Einzelkämpfer, sondern der offiziell inthronisierte Projektleiter mit der Rückendeckung aus dem Management.
• Im zweiten Schritt kommt die offizielle Bekanntmachung. Es genügt eine E-Mail an alle Beteiligten, in der das Management das Projekt ankündigt und in etwas Folgendes hinzufügt: „Markus R. wurde von mir zum Projektleiter bestimmt. Ich gehe davon aus, dass Sie ihn bestmöglich unterstützen.“ Natürlich hast Du das Rundschreiben zuvor selbst entworfen.
• Im dritten Schritt nimmst Du – mit Verweis auf Deine Ernennung – Kontakt mit den Abteilungsleitern auf, auf deren Mitarbeiter Du in den kommenden Wochen angewiesen sein wirst. Du bittest sie um kurze Gesprächstermine – idealerweise gemeinsam mit ihren Fachspezialisten, um die anstehenden Aufgaben zu besprechen und wie sie parallel zum Tagesgeschäft erledigt werden können.

Mit dieser Strategie sollte es deutlich leichter werden, die benötigten Spezialisten aus den Fachabteilungen zur Mitarbeit zu bewegen.

Mit der Unterstützung von Dienstleistern

Selbst wenn Sie die Unterstützung der Fachabteilungen gewonnen haben, kann es durchaus vorkommen, dass die vorhandenen, personellen Kapazitäten nicht ausreichen. Die wenigsten Unternehmen können es sich leisten, für die Durchführung eines Projektes neue Mitarbeiter einzustellen. Die Neueinstellung von Mitarbeitern ist für Projektleiter selten eine gute Lösung. Von der Bedarfsmeldung bis zur Einstellung eines passenden Bewerbers können schließlich Wochen, manchmal sogar Monate vergehen.

In solchen Fällen kann die Lösung nur darin liegen, freie Mitarbeiter mit den gewünschten Fachkenntnissen am freien Markt zu finden und für die Dauer des Projekts zu engagieren. Viele IT-Projekte werden erst durch die Unterstützung von Dienstleistern möglich, weil die IT-Abteilung meist nur über das Personal für den laufenden Betrieb verfügt, nicht aber über die notwendigen Kapazitäten, um größere IT-Vorhaben zu stemmen.

Vom Studenten über den projekterfahrenen Freelancer bis hin zu Beratungshäusern –  Umfang und Expertise hängen von den Anforderungen des jeweiligen Projekts ab. Diese Teams sind allerdings sofort einsetzbar, Du brauchst keine lange Bewerbungsphase und Auswahlverfahren für die einzelnen Mitarbeiter. Somit kannst Du externe Dienstleister auch zur kurzfristigen Überbrückung und für die erste Einführung von Produkten, neuer IT oder Prozessen nutzen. Nach erfolgreicher Umsetzung des Projekts können dann wieder Deine Kolleginnen und Kollegen übernehmen und die neuen Verfahren langfristig managen.

Mit der Unterstützung von Verbündeten

Ob Projekte erfolgreich verlaufen, hängt vor allem davon ab, wie sehr auf die einzelnen Wünsche und Interessen der Beteiligten eingegangen wird und ob diese miteinander in Einklang gebracht werden können.

Um erfolgreich zu sein, musst Du mitunter frühzeitig spüren, woher der Wind weht. Gerade aus Ängsten oder Ärger im Umfeld kann schnell Widerstand entstehen und Dein Projekt ausbremsen. Der regelmäßige Kontakt zu den Verantwortlichen im Controlling, in der Buchhaltung oder im Einkauf kann dafür sorgen, dass Du zumindest Verständnis, wenn nicht sogar Wohlwollen für Dein Vorhaben bekommst. Nimm Dir Zeit, Dir deren Unterstützung zu sichern, auch wenn sie vielleicht nicht direkt vom Projekt betroffen sind. Besorgte oder warnende Stimmen kommen meist von jenen, die das Projekt von außen beobachten und nicht wollen, dass der Projektleiter mit seinem Projekt vor die Wand fährt. Schlüssel zum Erfolg ist meist Deine Fähigkeit, auf diese Personen einen guten Eindruck zu machen.

Survival-Tipps

• Sorge dafür, dass Du in Deiner Rolle als Projektleiter vom Management offiziell ernannt wirst. Das gibt Dir die notwendige Rückendeckung für die oft mühsamen Diskussionen mit den Linienvorgesetzten.
• Stelle sicher, dass allen Beteiligten bekannt ist, wie wichtig dem Management das Projekt ist. Ein Rundschreiben kann hier für die notwendige Klarheit sorgen.
• Beauftrage externe Dienstleister, wenn die internen Kapazitäten für die Durchführung des Projektes nicht ausreichen.
• Kümmere Dich um die externen Dienstleister. Sie kennen das Unternehmen und seine Strukturen normalerweise nicht. Sie brauchen die Chance, sich einzuarbeiten, um im Projekt effizient mitarbeiten zu können.
• Nimm Dir Zeit, Sinn und Zweck Deines Vorhabens auch den nicht direkt Betroffenen zu erläutern, denn Du brauchst Verbündete im Unternehmen. Du kannst nur erfolgreich sein, wenn Du spürst, woher der Wind weht.