Frühwarnsignale richtig deuten

Krisenprojekte wie etwa der Flughafen Berlin-Brandenburg kennen wir alle. Doch auch jenseits der Schlagzeilen geraten große Projekte in Krisen – weit häufiger, als man vielleicht annehmen mag. Doch nur selten bricht eine solche Krise über Nacht herein. Wer deshalb als Projektleiter die Symptome erkennt und frühzeitig die Krisenursachen identifiziert, hat eine gute Chance, glimpflich davonzukommen.

Ein Automobilkonzern nahm ein hochmodernes Ersatzteillager in Betrieb. Zunächst sah es aus, als würde alles reibungslos funktionieren. Zwar entdeckte das Projektteam kurz nach der Eröffnung ein paar kleinere Fehler in der Lagersteuerung, doch die nahm keiner ernst. Kinderkrankheiten – so dachte man.

Tatsächlich bahnte sich eine Katastrophe an: Die Fehler in der Steuerung lösten eine Kettenreaktion aus, die am Ende das gesamte Lager lahmlegte. Vergeblich warteten die Autowerkstätten auf ihre Lieferungen; teilweise mussten sie sogar Neuwagen ausschlachten, um an dringend benötigte Ersatzteile heranzukommen. Zu allem Überfluss bekam die Presse Wind von der Sache: Ein bis unters Hallendach gefülltes Lager, aus dem kein einziges Teil ausgeliefert werden kann. Welch eine Story!

Das Beispiel illustriert den typischen Fall, wie ein Projekt schleichend in die Katastrophe abrutscht. Anfangs schlägt sich das Team mit einigen kleineren Schwierigkeiten herum, die man nicht allzu ernst nimmt. Doch die Probleme werden immer mehr und größer, bis die Krise plötzlich offen ausbricht – und dem Team womöglich bereits über den Kopf wächst. Die Entwicklung ist mit einem Schwelbrand vergleichbar: Lange Zeit bleibt er unerkannt, breitet sich aber unerbittlich aus, bis es plötzlich lichterloh brennt.

Eine Projektkrise bleibt häufig wie ein Schwelbrand über längere Zeit unerkannt. Als Projektleiter ist es Deine Aufgabe, auf Warnzeichen zu achten. So kannst Du das Feuer noch löschen, bevor die Flammen hochschlagen.

Was ist eine Projektkrise?

Projekte lassen sich in zwei Kategorien einordnen. Da gibt es die „Feld-, Wald- und Wiesenprojekte“, die ohne nennenswerte Probleme durchlaufen. Auch diese kleineren, relativ einfachen Vorhaben geraten gelegentlich in Schwierigkeiten. Das ist dann ärgerlich, kostet mitunter auch viel Geld, für das Unternehmen aber keine wirkliche Katastrophe.

In die zweite Kategorie fallen die großen Projekte, die für das Unternehmen eine hohe Bedeutung haben und bei denen viel auf dem Spiel steht. In der Regel werden sie von erfahrenen Projektleitern souverän geleitet und sind deshalb gut organisiert und sauber geplant. Schwierigkeiten sind dennoch unvermeidlich, zumal das Projektteam bei diesen Großprojekten oft in unbekannte Gefilde aufbricht. Meist versteht es der Projektleiter, das Projektschiff auch durch stürmische Gewässer sicher zu steuern. Manchmal jedoch kann ein aufziehender Orkan zur ernsten Gefahr werden.

Woran erkennt man eine Krise?

Wie bei einem aufziehenden Unwetter kündigen auch bei einer Projektkrise verschiedene Anzeichen die Gefahr an. Achte vor allem auf folgende Warnzeichen:

• Terminprobleme
  Abläufe und Ergebnisse hinken dem Zeitplan hinterher, Meilensteine werden immer seltener eingehalten. Projektkennzahlen, die einfach zu messen und gut zu kontrollieren sind, laufen aus dem Ruder.
• Moving Targets
  Diskussionen über die Projektziele häufen sich. Die ursprünglich festgelegten Ziele werden erweitert, während Ressourcen und Terminvorgaben gleich bleiben. Die definierten Vorgehensweisen zur Zielerreichung werden immer weniger eingehalten.
• Schlechte Stimmung
  Die Stimmung im Team ist angespannter, die Zusammenarbeit leidet, jeder konzentriert sich auf sich selbst. Konflikte nehmen zu – im Team ebenso wie mit Stakeholdern, im Projektumfeld oder zwischen Projekt und Linie.
• Steigende Unruhe
  Wichtige Mitarbeiter verlassen das Projekt oder werden durch Kollegen ersetzt. Neue Mitarbeiter stoßen hinzu, die helfen sollen, die Schwierigkeiten zu überwinden. Unter all dem leidet die Stabilität im Projektteam.
• Erhöhter Druck
  Der Druck von außen steigt – und damit auch der Aufwand für Controlling und Reporting. Das Management verliert das Vertrauen in das Projekt und stellt grundlegende Aspekte immer häufiger in Frage.

Was sind die Ursachen der Krise?

Es reicht nicht, die Warnzeichen und Symptome einer Projektkrise zu kennen. Noch viel wichtiger ist es, rechtzeitig vor Ausbruch der Krise ihre eigentlichen Ursachen zu identifizieren. Diese können ganz unterschiedlich sein:

• Grenzenlose Euphorie und Optimismus
  Wenn am Anfang alle optimistisch, ja fast euphorisch klingen, besteht die Gefahr, dass sich die hochfliegenden Pläne bald als Illusion herausstellen.
• Unzureichende Projektplanung
  Wenn der Druck steigt, neigen die Beteiligten dazu, in der Planung derart ehrgeizige Termine vorzugeben, die bei objektiver Betrachtung völlig unrealistisch sind.
• Unklare und divergierende Projektziele
  Wenn der Nutzen des Projekts nicht klar kommuniziert wurde, werden die Projektziele ständig erweitert, während die Ressourcen und Terminvorgaben gleich bleiben.
• Fehlende Management-Unterstützung
  Wenn die Führungsriege ständig auf Tauchstation geht, besteht die Gefahr, dass man in kritischen Situationen ohne Entscheidungen und Rückendeckung dasteht.
• Halbwissen statt Expertise
  Wenn alle Beteiligten Neuland betreten und allenfalls mit Halbwissen ans Werk gehen, ist dies ein klares Warnsignal: Der Projekterfolg steht auf dem Spiel!
• Konflikte zwischen Projekt und Linie
  Wenn keine Einigkeit zwischen Projekt und Linie herrscht, besteht die Gefahr, dass sich beide bei Problemen immer gegenseitig den „Schwarzen Peter“ zuschieben.

Survival-Tipps

• Konkretisiere Deine Schätzgrundlage und ziehe Experten zu Rate, um Aufwand, Kosten und Zeiten realistisch abschätzen zu können.
• Denke daran: Ohne eine solide Projektplanung werden sowohl Zeit- als auch Budgetbedarf explodieren und eine Projektkrise wäre vorprogrammiert.
• Beharre auf einer klaren Zielsetzung – und achte darauf, dass alle Beteiligten wissen, warum das Projekt für das Unternehmen wichtig ist.
• Vereinbare mit dem Auftraggeber von Anfang an klare und verbindliche Regeln für die künftige Zusammenarbeit. Gerade in kritischen Situationen musst Du mit seiner Unterstützung handlungsfähig bleiben.
• Starte ein Projekt erst, wenn Du ein Expertenteam beisammen hast, das über ausreichend Know-how und Erfahrung verfügt.
• Setz Dich von Anfang an mit den Linienvorgesetzten an einen Tisch und kläre, welche Ziele Du hast und inwieweit Deine Ziele mit denen der Linie kollidieren.