Wichtige Entscheidungen beschleunigen

Vorstände, Geschäftsführer und andere Top-Manager erwarten von ihren Projektleitern, dass sie wichtige Entscheidungen vorbereiten können – beispielsweise für die Freigabe finanzieller Mittel oder personeller Ressourcen. Deshalb gilt es, das Management schnell zu überzeugen und für sich zu gewinnen.

Marco M. kommt aus der Sitzung des Lenkungsausschusses. Frustriert knallt er den Laptop auf seinen Schreibtisch. „Vertagt“, schimpft er. „Sie haben die Entscheidung tatsächlich vertagt.“ Dabei wäre eine Entscheidung dringend nötig gewesen, denn Marco M. möchte den Vertrag mit einem Dienstleister kündigen. Er sieht gravierende Leistungsmängel und will das Arbeitspaket neu vergeben. Der Wechsel des Dienstleisters würde das Projekt allerdings um Wochen zurückwerfen. Trotzdem hatte Marco M. auf eine Entscheidung zu seinen Gunsten gehofft. Stattdessen soll er den Dienstleister noch einmal abmahnen.

Es ist zweifellos die Kernkompetenz eines Lenkungsausschusses: Entscheidungen treffen. Gleiches gilt für Vorstände und Geschäftsführer. Aber es ist nicht die Aufgabe der Entscheider, Informationen zusammenzutragen, Handlungsoptionen zu identifizieren und deren Auswirkungen zu analysieren – das ist die Aufgabe des Projektleiters oder seiner fachkompetenten Mitarbeiter. Fehlt eine solche Entscheidungsvorlage, wie im Falle von Marco M., spielen Entscheidungsträger oft auf Zeit und vertagen selbst dringend notwendige Entscheidungen.

In einem Unternehmen sind täglich unzählige Entscheidungen zu treffen. Das Management hat oftmals nicht die Zeit, sich mit Deinem Projekt im Detail zu befassen und muss deshalb auf Deine Empfehlung vertrauen. Eine gute Entscheidungsvorlage vermittelt daher nicht nur Kompetenz, sondern beschleunigt meist auch die Entscheidungen.

Das Management Summary

Eine Entscheidungsvorlage ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, anhand derer Entscheidungsträger oder Gremien wie der Lenkungsausschuss eine Entscheidung treffen können. Der wichtigste Teil der Entscheidungsvorlage ist das Management Summary. Es liefert kurz, knapp und auf den Punkt gebracht eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Informationen und ist letztlich die eigentliche Entscheidungsempfehlung. Auf Basis dieser Informationen können Entscheidungsträger im Idealfall ohne weitere Recherche eine fundierte Entscheidung treffen.

Das Management Summary ist gerade in Projekten wichtig, weil es oft um zu bewertende Änderungsanträge oder konkrete Auftragsvergaben geht. Es darf sich nicht mit Details aufhalten, sondern umfasst in der Regel nicht viel mehr als eine Seite. Das ist manchmal nicht ganz einfach und erfordert deshalb einen hohen Grad an Abstraktionsfähigkeit.

Schritt 1: Worum geht es in der Sache?

Im ersten Abschnitt muss es Dir gelingen, den Leser zu orientieren, worum es in der Sache geht. Entscheidungsträger müssen täglich oft schnell zwischen verschiedenen Themen „umschalten“ und ärgern sich, wenn sie erst mühsam herausfinden müssen, worum es eigentlich geht.

In diesem ersten Abschnitt solltest Du außerdem kurz erklären, warum das Thema so wichtig ist und eine Entscheidung getroffen werden muss. Es kann einen konkreten Anlass geben, Risiken können drohen oder Mängel müssen beseitigt werden.

„Die Analyse der Transaktionsdaten wurde an den Dienstleister X vergeben. Bei der Prüfung der gelieferten Analysedaten wurden erhebliche Qualitätsmängel festgestellt. Trotz Abmahnung konnte die Qualität der Daten seither nicht wesentlich verbessert werden. Es besteht daher die Gefahr, dass diese Defizite auf die Projektergebnisse insgesamt durchschlagen und den Projektfortschritt erheblich verzögern werden.“

Schritt 2: Welche Entscheidung ist zu treffen?

Um eine Entscheidung kompetent fällen zu können, muss den Entscheidungsträgern klar sein, welche Ziele Du verfolgst. Benenne also die wichtigsten Ziele, die mit der Entscheidung verbunden sind. Was willst Du verbessern? Was willst Du erreichen?

„Ziel unseres Vorgehens ist es, die für den Projekterfolg erforderliche Qualität der Analysedaten sicherzustellen.“

Mindestens ebenso knapp solltest Du die zu treffende Entscheidung beschreiben:

„Es ist zu entscheiden, ob der Auftrag zur Analyse der Transaktionsdaten an einen anderen Dienstleister vergeben werden sollte.“

Schritt 3: Welche Handlungsoptionen gibt es?

Ab jetzt darf es auch in der Management Summary etwas ausführlicher werden. In wenigen Sätzen solltest Du nun die verschiedenen Handlungsoptionen beschreiben. Denke auch darüber nach, welche Vor- und Nachteile, Chancen und Risiken sich gegebenenfalls aus den einzelnen Handlungsoptionen ergeben. Du wirst dabei natürlich nicht ganz auf diverse Hintergrundinformationen verzichten können, auf Basis derer Du Deine Empfehlung abgeleitet hast. Dafür brauchst Du die Gabe, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und zu einem Gesamtbild der Lage zusammenzufassen.

„Option 1: Es besteht die Möglichkeit einer außerordentlichen Kündigung des bestehenden Dienstleistungsvertrages. Der Auftrag zur Analyse der Transaktionsdaten müsste neu vergeben werden. Hierfür stünde ein Dienstleister bereit, der bereits in ersten Testungen demonstriert hat, dass er die erforderliche Datenqualität liefern kann. Das Budget würde durch den Wechsel des Dienstleisters nicht zusätzlich belastet. Allerdings verschieben sich die Meilensteine in diesem Fall um ca. 4 Wochen.“

„Option 2: Es besteht die Möglichkeit einer Eskalation auf Führungsebene, weil die gelieferten Ergebnisse nicht den vereinbarten Anforderungen entsprechen, also mangelhaft sind. Der Dienstleister konnte allerdings bisher nicht überzeugend darlegen, warum in einem weiteren Anlauf die erforderliche Datenqualität gewährleistet wäre. Die Beseitigung der Mängel würde zwei bis drei Wochen in Anspruch nehmen und das Projekt entsprechend verzögern.“ 

Schritt 4: Nach welchen Kriterien wird beurteilt?

Um die verschiedenen Optionen bewerten und eine Empfehlung aussprechen zu können, werden Kriterien benötigt. Hierfür kann das Magische Dreieck eine gute Hilfe sein. Letztlich betreffen die Beurteilungskriterien immer die drei Zielgrößen Qualität, Ressourcen und Termine.

„Die genannten Optionen wurden primär unter Qualitätsgesichtspunkten bewertet, weil die weitere Projektarbeit stark von der Qualität der Analysedaten abhängt. Ferner wurde die Prognose des Zeitverzugs der verschiedenen Handlungsoptionen berücksichtigt.“

Schritt 5: Wie lautet die Empfehlung und warum?

Am Schluss eines Management Summary steht Deine Empfehlung für eine der genannten Optionen und die Begründung dafür.

„Das Projektteam empfiehlt aufgrund der anhaltenden Qualitätsprobleme den Wechsel des Dienstleisters.“

Survival-Tipps

• Ein gut geschriebenes Management Summary beschleunigt Entscheidungen. Mache deshalb von Anfang an deutlich, warum das Thema so wichtig ist und warum überhaupt eine Entscheidung getroffen werden soll.
• Benenne die wichtigsten Ziele, die mit der Entscheidung verbunden sind: Was soll verbessert oder gelöst werden? Was soll erreicht werden?
• Beschreibe die verschiedenen Handlungsoptionen, aus denen die Entscheider eine auswählen können. Beschränke Dich dabei auf die wesentlichen Aspekte.
• Mach‘ transparent, welche Folgen mit der jeweiligen Handlungsoption verbunden sind. Benenne Vor- und Nachteile, Chancen und Risiken, Stärken und Schwächen für jede einzelne Handlungsoption.
• Sprich Dich klar und deutlich für die Option aus, die aus Deiner Sicht die beste ist. Formuliere Deine Empfehlung aber als Vorschlag und nicht als Aufforderung.