Wer braucht schon ein PMO

Ich stelle Menschen gerne Fragen, weil mich ihre Arbeit, ihre Strategien, ihre Standpunkte oder ihre Thesen interessieren. Für meine Kolumne NACHGEFRAGT habe ich das Gespräch mit Marianna Umbreit gesucht. Sie ist eine Verfechterin von PMOs in Großprojekten als Organisationseinheit, die projektbezogene Führungs- und Aufsichtsprozesse etabliert. Ich habe bei Marianna nachgefragt, wann ein solches PMO sinnvoll ist.

Mario: Liebe Marianna, wann macht es Deiner Meinung nach Sinn, ein PMO einzuführen?

Marianna: Ein PMO ergibt besonders dann Sinn, wenn ein Unternehmen mehrere neuartige Projekte beginnt oder durch die Vielzahl der gestarteten Projekte oder deren Komplexität überfordert ist. Bei einem kleinen Projekt mit nur zwei Beteiligten und einer Laufzeit von vier Wochen benötigt man keine große Stabsstelle. Aber wenn mehrere Projekte an verschiedenen Stellen im Unternehmen laufen, wird es ohne zentrale Stelle deutlich schwieriger, den Überblick zu behalten.

Mario: Welche Situationen erfordern besonders dringend ein PMO?

Marianna: Ein PMO ist unerlässlich, wenn Informationen zu zahlreichen Projekten zur richtigen Zeit sowohl den relevanten Projektbeteiligten als auch zentral allen Beteiligten zugänglich gemacht werden müssen. Das PMO stellt sicher, dass Transparenz, Struktur und Effizienz im Informationsfluss gewährleistet sind.

Mario: Wie profitieren Unternehmen von einem PMO in Bezug auf das Reporting?

Marianna: Unternehmen können erheblich von einem PMO profitieren, wenn jedes Projekt von einer neuen Konstellation des Projekt-Teams geprägt ist. Anstatt immer wieder Ressourcen in die Wahl einer passenden Projektmanagement-Methode und die Entwicklung eines Controllings zu investieren, kann das PMO Standardabläufe und Dokumentvorlagen bereitstellen. Das spart Zeit und ermöglicht dem Team, sich auf den Inhalt des Projekts zu konzentrieren. Die Stakeholder kennen die Reports und finden sich so auch in neuen Projekten schnell zurecht.

Mario: Welche Rolle spielt das PMO bei der administrativen Entlastung der Mitarbeiter?

Marianna: Bei Projekten, an denen Mitarbeiter beteiligt sind, die ihre Aufgaben neben dem Tagesgeschäft erledigen müssen, ist die Unterstützung durch das PMO besonders wichtig. Die PMO-Mitarbeiter können zeitintensive Aufgaben in Planung, Organisation, Recherche und Berichterstattung übernehmen. Ebenso protokollieren Sie Abstimmungen und Meetings, verfolgen offene Aufgaben nach und tragen somit zur Arbeitsentlastung und Qualitätssteigerung der Projektteams bei. So bleiben den ins Tagesgeschäft eingebundenen Mitarbeitern mehr Ressourcen für ihre fachlichen Aufgaben.

Mario: Warum ist es wichtig, dass das Gesamtziel des Projektportfolios eng verfolgt wird?

Marianna: Wenn das Gesamtziel des Projektportfolios von hoher Relevanz ist, müssen Schwierigkeiten sofort angegangen werden. Ein PMO behält nicht nur den Gesamtüberblick, sondern hilft auch dabei sicherzustellen, dass Projekte trotz des Tagesgeschäfts bedient werden können. Es ist entscheidend, dass Schwierigkeiten und Risiken frühzeitig erkannt werden – nichts ist schlimmer als einschlafende Projekte mit hoher Relevanz. Häufig werden identifizierte Risiken oder definierte Arbeitspakete dann aber in der Fülle der Aufgaben vergessen. Ein PMO dokumentiert, hält nach, erinnert an diese oder erledigt Teile davon auch selbst.

Mario: Welche zentrale Aufgabe hat das PMO in Bezug auf Reporting?

Marianna: Eine der zentralen Aufgaben des PMOs besteht darin, einen strikten Reporting-Zyklus zu definieren und diesen einfach zu halten. Die Berichterstattung sollte mit möglichst wenig administrativem Aufwand funktionieren. Ebenso definiert das PMO die relevanten Kennzahlen und überprüft deren Richtigkeit und Plausibilität. Jede Datenbank ist nur so gut, wie die Daten, die eingespeist werden. So stellen wir sicher, dass alle Beteiligten stets gut und richtig informiert sind und Probleme schnell angegangen werden können.

Mario: Was macht Deiner Meinung nach ein gutes PMO aus?

Marianna: Ein gutes PMO zeichnet sich vor allem durch das richtige Team aus. Die Mitarbeiter sollten tief in das gesamte Projektportfolio eingebunden sein, dabei jedoch auch eine gewisse Unabhängigkeit bewahren. Es ist wichtig, dass das PMO aus Mitarbeitern besteht, die alle Aufgaben des PMOs abdecken können.

Mario: Welche spezifischen Rollen sind in einem effektiven PMO wichtig?

Marianna: In einem effektiven PMO finden wir Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen: Zum Beispiel Controlling-Experten, die Erfahrung in Planung, Organisation und Effektüberprüfung haben. Außerdem sollten Mitarbeiter aus Strategie- und Business-Development-Abteilungen vertreten sein, die Kenntnisse über Projekte und Unternehmensausrichtung mitbringen. Auch Experten mit spezifischem Wissen zur jeweiligen Projektmaterie sind von großer Bedeutung. Hin und wieder sind auch echte Allrounder mit Technikverständnis und MS Office-Erfahrung gefragt.

Mario: Wie wichtig ist ein offizieller Auftrag für das PMO?

Marianna: Ein offizieller Auftrag ist entscheidend für die Wirksamkeit eines PMOs. Idealerweise sollte dieser Auftrag direkt von der Geschäftsführung erteilt und kommuniziert werden. In selteneren Fällen kann es auch vorkommen, dass ein Mitglied der Geschäftsführung Teil des PMOs ist. Noch besser ist es jedoch, wenn die Projektteilnehmer das PMO als zentrale Anlaufstelle für Probleme, Entscheidungsbedarf und Ideen verstehen.

Mario: Welche Rolle spielt die Position des PMOs im Organigramm des Unternehmens?

Marianna: Die Verortung des PMOs im Organigramm ist sehr wichtig. Oft wird es als Stabsstelle hoch aufgehängt, manchmal sogar als letzter Knotenpunkt vor der Geschäftsführung. Diese Position kann besonders relevant werden, wenn Projekte drohen einzuschlafen, da ein notwendiges „Durchgreifen“ dann einfacher möglich ist.

Mario: Wie sieht es mit den Tools aus? Welches Werkzeug benötigt ein gutes PMO?

Marianna: Im besten Fall fungiert das PMO als Projektportfoliodienstleister. Es stellt sicher, dass die Unternehmensstrategie durch die gesamte Projektlandschaft sinnvoll verfolgt wird und unterstützt sowohl administrative als auch informative Aufgaben. Eine gute PPM- oder PMO-Software kann dabei helfen, Flexibilität und Freiraum für die Projektmitarbeiter zu schaffen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Strategie erfolgreich umgesetzt wird. Nicht jeder Auftraggeber kann und wird professionelle PPM-Tools bereitstellen. Das ist auch nicht in jedem Fall erforderlich. Es ist auch Aufgabe des PMO zu entscheiden ob es die Nutzung eines professionellen Tools bedarf oder ob es sinnvoller ist auf vorhandene MS Office- Anwendungen zurückzugreifen. Insbesondere, wenn Externe im PMO arbeiten, ist es nicht immer möglich diesen firmeninterne Software zugänglich zu machen.

Mario: Gibt es Herausforderungen, denen ein gutes PMO begegnen muss?

Marianna: Ja, es gibt viele Herausforderungen! Ein gutes PMO kann schnell zum Bottleneck werden, insbesondere wenn es um viel Arbeit geht. Daher ist es wichtig, geeignete Softwarelösungen zu nutzen, um den zentralen Projektportfoliomanagement-Prozess effizient zu gestalten und den Überblick über anstehende Arbeitspakete und Fristen zu behalten.

Mario: Vielen Dank für diese wertvollen Einblicke! Gibt es abschließend noch etwas Wichtiges zu erwähnen?

Marianna: Ja! Ein gutes PMO sollte nicht nur administrativ unterstützen, sondern auch einen echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Es sollte als Partner agieren und dazu beitragen, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden – sowohl auf individueller Ebene als auch im Hinblick auf die Gesamtstrategie des Unternehmens. Ein effektives PMO kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg in komplexen Projekten ausmachen!

Mario: Liebe Marianna, herzlichen Dank, dass ich bei Dir nachfragen durfte.