Wenn Mitarbeitern die Puste ausgeht

Es gibt immer wieder Projekte, deren Komplexität die Beteiligten völlig unterschätzen. Was als kurzes überschaubares Projekt begann, entwickelt sich im Laufe der Zeit zu einer echten Odyssee, die für die Beteiligten einfach kein Ende nehmen will. Kein Wunder, dass den meisten Mitarbeitern im Projekt irgendwann die Puste ausgeht.

Stephan arbeitet als leitender Angestellter in einem großen Ingenieurbüro. Normalerweise entwickelt er Energiekonzepte für große Produktionsanlagen. Vor zwei Jahren bat ihn allerdings die Geschäftsleitung, die Projekt- und Zeitdatenerfassung des Unternehmens zu modernisieren. Anfangs dachte er, es wäre mit der Auswahl einer kleinen Software-Lösung getan. Dass daraus zwischenzeitlich eine komplette ERP-Lösung geworden ist, deren Einführung nun schon fast zwei Jahre dauert, davon hatte am Anfang niemand etwas geahnt. Jetzt soll die Lösung auch noch auf weitere Tochterfirmen ausgeweitet werden. Langsam geht Stephan und seinen Projektmitarbeitern die Puste aus.

In lang laufenden Projekten ist Ausdauer gefragt. Darauf sind allerdings die wenigsten Mitarbeiter in Projekten eingestellt – von wegen Projekte seien zeitlich befristet! Wenn die Beteiligten ein Projekt zusätzlich zu ihrem normalen Tagesgeschäft erledigen sollen und kein Ende absehbar ist, geraten Energie und Motivation des Teams irgendwann gefährlich ins Rutschen. Mit Durchhalteparolen wie „Augen zu und durch“ wird man die langen Durststrecken dann kaum überwinden können.

Durchhalteparolen funktionieren nur, wenn Du sicher bist, das tatsächliche Ende der Odyssee zu kennen. Denn: Nichts ist demotivierender, als nach dem mühsamen Erklimmen eines Berges festzustellen, dass der eigentliche Gipfel erst noch kommt.

Projektetappen bringen Erfolgserlebnisse

Der ausdauernde Weg ist nicht besonders vielversprechend. Nur die wenigsten Mitarbeiter bringen die notwendige Hartnäckigkeit und Ausdauer mit, um ein lang laufendes Projekt bis zum Ende durchzustehen. Und oft sind es ausgerechnet die ambitionierten und hungrigen Mitarbeiter, die ein solches Projekt verlassen, weil kurzfristig kaum Erfolgserlebnisse zu erwarten sind.

Doch genau darin liegt ein möglicher Lösungsansatz: Man teilt den gesamten Ablauf in mehrere kleine und überschaubarere Etappen und Zwischenziele ein. Das bedeutet beispielsweise, dass Du für jede Etappe eigene Projektziele definierst, einen dedizierten Projektplan entwirfst und auch einen offiziellen Kick-off für die Etappe organisierst. Es wird also alles auf die jeweilige Etappe ausgerichtet. Damit hilfst Du Deinen Mitarbeitern, ihre Energie auf die jeweils nächste Etappe zu fokussieren. Dadurch entstehen keine langen Durststrecken, die man mühsam überwinden muss. Es kann Dir auf diese Weise gelingen, die Energie im Team immer auf einem halbwegs produktiven Niveau zu halten.

Die Vorteile der Projektetappen liegen auf der Hand. Trotzdem besteht die Gefahr, dass man bei einer allzu starken Unterteilung des Projekts in Etappen das große Ganze aus dem Auge verliert. Als Projektleiter magst Du davor gefeit sein, weil Du immer auch das ganze Projekte im Auge behalten musst. Für Deine Projektmitarbeiter mögen die einzelnen Etappen aber wie kleinere Projekte wirken, die sie dann schnell auf die leichte Schulter nehmen. Sorge also dafür, dass Deinen Mitarbeitern klar ist, welchen Zweck die jeweilige Etappe für das Gesamtprojekt hat. Nur wenn ihnen die Bedeutung ihrer Etappe klar ist, werden sie ernsthaft und fokussiert an die Aufgabe herangehen.

Die Unterteilung in Einzelprojekte

In größeren Projekten solltest Du Dir überlegen, ob Du das Projekt nicht nur in Etappen unterteilst, die der Reihe nach abgearbeitet werden, sondern in eine Abfolge von kleineren, eigenständen Projekten? Dabei geht es nicht um das Bilden von Teilprojekten, sondern das Initiieren von immer neuen Projekten.

Ein neues Projekt baut dann zwar auf den Ergebnissen der Vorgängerprojekte auf, definiert aber neue Ziele, die mit dem Folgeprojekt erreicht werden sollen. Und auch das Projektteam muss nicht notwendigerweise aus den bisherigen Projektmitarbeitern bestehen. Ganz im Gegenteil: Stellt man das Team neu zusammen, sorgt frisches Blut im Team für neuen Schwung. So kann jedes Projektteam immer wieder aufs Neue das nächste Projekt angehen. Das sollte die Energie und Motivation des Teams hoch halten.

Ein solches Vorgehen birgt allerdings die Gefahr, dass das Projektumfeld die Bedeutung des Gesamtvorhabens aus dem Blick verliert. Aus diesem Grund solltest Du regelmäßig das Gespräch mit Deinem Auftraggeber suchen und mit ihm in größeren und langfristigeren Linien über das Gesamtvorhaben sprechen. Wenn Du Dich in den Details der einzelnen Projekte verlierst, läufst Du Gefahr, dass kurzfristige Entscheidungen zu Hindernissen für das Gesamtvorhaben werden.

Wichtige Wendepunkte im Projekt

Ob Etappen oder Einzelprojekte – durch sie kann auf dem Weg eines lang laufenden Projekts immer wieder Inne gehalten und kontrolliert werden, wie der Stand der Dinge ist, ob die Richtung geändert werden muss oder wie man den nächsten Meilenstein erreichen kann. So bleibt stets der Überblick gewahrt und das Projekt gerät nicht außer Kontrolle.

Zum anderen sind Meilensteine am Ende der Etappen oder Einzelprojekte aber auch die Stellen in einem größeren Vorhaben, an denen etwas schief gehen kann; Stellen, die besonders kritisch sind und die einen Wendepunkt im Verlauf des gesamten Projektes darstellen, da der weitere Ablauf vom Abschluss dieser Etappe oder dieses Einzelprojekts abhängt. Es sind daher kleine Wendepunkte in einem größeren Vorhaben, die erreicht werden müssen, um das Vorhaben erfolgreich zu Ende zu führen, oder eventuell vorzeitig abzubrechen, bevor noch mehr Zeit und Geld versenkt wird.

Survival-Tipps

• Verzichte in lang laufenden Projekten auf die üblichen Durchhalteparolen. Diese helfen nur, wenn Du sicher bist, das tatsächliche Ende der Odyssee zu kennen.
• Unterteile ein lang laufendes Projekt in überschaubare Etappen. Auf diese Weise kannst Du schwierige Durststrecken im Projektverlauf vermeiden.
• Ermögliche, dass sich die Mitarbeiter auf die jeweils anstehende Etappe fokussieren. Dies hält die Produktivität hoch und verbessert die Ergebnisqualität.
• Verschaffe Deinen Mitarbeitern nach dem Erreichen von Etappenzielen eine Verschnaufpause. Ein gut erholtes Team arbeitet schneller und besser als ein Team, das ständig unter Strom steht.
• Unterteile Dein Projekt in Einzelprojekte, wenn es der Projektgegenstand zulässt. Überschaubare Einzelprojekte sind motivierender als eine Never Ending Story.
• Denke daran: Überschaubare Etappen oder Einzelprojekte sind wichtig für ein erfolgreiches Projektmanagement, um in dem vorher gesteckten Zeit- und Kostenrahmen zu bleiben.