Verhandlungen gehören zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters. Hilfreich kann eine Vorgehensweise sein, die aus einem Forschungsprojekt der Harvard-Universität hervorgegangen ist. Sie besteht aus vier Schritten, die generell auf Verhandlungen anwendbar sind und in der Regel zu einer guten Lösung führen.  

Anna-Lena H. schaut auf ihre Uhr. Noch 15 Minuten bis zu einem Gespräch, von dem der Projekterfolg zu einem Gutteil abhängt. Bei der letzten Sitzung der Lenkungskreises hat sie gegenüber einem Fachbereich einen Mehraufwand geltend gemacht. Nun erwartet sie den Abteilungsleiter dieses Fachbereichs, um mit ihm über ihre Nachforderungen zu sprechen. Eigentlich erscheint die Sache klar. Die Projektleiterin ist sich sicher, alles im Griff zu haben. Ein Irrtum: Schon wenige Minuten nach Beginn des Gesprächs gerät sie argumentativ ins Hintertreffen. Ein gut vorbereiteter Abteilungsleiter nimmt das Heft in die Hand und ringt ihr in der Verhandlung ein Zugeständnis nach dem anderen ab.

Verhandlungsgeschick spielt für den Projekterfolg eine oft unterschätzte Rolle. Wie die Projektleiterin Anna-Lena H. glauben viele Projektleiter, so gut mit der Materie vertraut zu sein, dass es vor einer Verhandlung keiner wirklichen Vorbereitung bedarf. Die Gefahr ist groß, gegenüber versierten Verhandlungspartnern den Kürzeren zu ziehen und die Projektinteressen unnötig zu verspielen.

Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, in zahlreichen Verhandlungen die Interessen des Projekts zu vertreten. Es lohnt sich daher, sich ein Schema anzueignen, das gute Verhandlungsergebnisse verspricht.

Das Harvard Negotiation Project

Die hier vorstellte Vorgehensweise entstammt dem „Harvard Negotiation Project“, einem Forschungsprojekt der Harvard-Universität. Das Forscherteam um Roger Fisher, William Ury und Bruce Patton hat untersucht, was Verhandlungen erfolgreich macht. Ihre Ergebnisse sind unter dem Begriff „Harvard-Konzept“ bekannt geworden, dessen Grundprinzip sich in einem Satz zusammenfassen lässt: Sei fair zu deinem Verhandlungspartner, aber hart in der Sache.

Die Vorgehensweise besteht aus den vier Schritten Aktivieren, Verstehen, Übereinstimmen, Vereinbaren – und wird daher auch als AVÜV-Prinzip bezeichnet.

A = AKTIVIEREN

Der erste Schritt im Verhandlungsprozess ist eine Phase des gegenseitigen Abtastens. Die Verhandlungspartner versuchen herauszufinden, mit wem sie es zu tun haben, was der andere denkt, wie er reagiert und in welcher Form er kommuniziert. In dieser Phase geht es darum, einander kennenzulernen. Wichtig hierfür ist ein positives Klima, in dem Vertrauen und eine tragfähige Beziehung entstehen können.

Wie es funktioniert …

• Sorge zu Beginn der Verhandlung für eine Atmosphäre, in der Vertrauen entsteht. Auf dieser Basis kannst Du in der Verhandlung hart um Positionen streiten.
• Baue eine durch Fairness geprägte Beziehung zu Deinem Verhandlungspartner auf. Darin liegt ein erster Schritt, um mit Deinem Gegenüber eine gemeinsame Lösung für die unterschiedlichen Interessen zu finden.

V = VERSTEHEN

Viele Verhandlungen scheitern, weil sich das Problem als Konflikt zweier scheinbar unvereinbarer Positionen darstellt. Beide Parteien verfallen in ein zeitraubendes und zumeist wirkungsloses Feilschen. Dabei übersehen sie, dass nicht die gegensätzlichen Positionen das Grundproblem sind; vielmehr liegt das Problem im Konflikt unterschiedlicher Interessen, Wünsche oder Bedürfnisse. Deshalb ist wichtig, sich klar zu machen: Selbst wenn die Positionen unvereinbar erscheinen, sind Lösungen möglich, die den Interessen beider Parteien gerecht werden.

Wie es funktioniert …

• Gehe davon aus, dass beide Seiten vielfältige Interessen haben. Es kommt darauf an, die Interessen Deines Gegenübers zu verstehen. Frage deshalb nach seinen Zielen, Wünschen, Vorstellungen und Bedürfnissen.

Bringe die Interessen in Einklang, nicht die Positionen! Mit diesem Prinzip lassen sich in der Regel vernünftige Ergebnisse erzielen, denn hinter gegensätzlichen Positionen liegen meistens gemeinsame oder zumindest ausgleichbare Interessen

Ü = ÜBEREINSTIMMEN

Die Frage ist nun: Wie lassen sich widersprüchliche Interessen verbinden oder für gegensätzliche Interessen Lösungen finden? Um sich nicht einfach nur auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu einigen, lohnt es sich, möglichst viele Optionen zu erarbeiten. Hierfür eignet sich ein Brainstorming, bei dem Lösungen gesammelt werden. Die Grundregel dabei lautet, die Ideen noch nicht zu bewerten oder gar schon eine Entscheidung vorwegzunehmen. Entschieden wird erst im nächsten Schritt.

Wie es funktioniert …

• Suche nach Übereinstimmungen und nach Vorteilen für beide Seiten, anstatt sich einfach auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu einigen.
• Vermeide vorschnelle Urteile. Suche nicht gleich nach der richtigen Lösung, sondern sammele zunächst Ideen. Vermeide die Annahme, der „Kuchen“ sei begrenzt.

V = VEREINBAREN

Termindruck, ein ständiger Begleiter im Berufsalltag, kann bei einer Verhandlung leicht zum Verhängnis werden. Wenn beispielsweise nach einer gut verlaufenen Verhandlung ein Teilnehmer auf die Uhr schaut und fluchtartig zum nächsten Termin hetzt, gefährdet er das Verhandlungsergebnis durch einen überhasteten Abschluss. Denn entscheidend ist am Ende eine Vereinbarung, die für alle Beteiligten klar und nachvollziehbar festlegt, wie die erzielte Einigung umgesetzt werden soll.

Wie es funktioniert …

• Beginne mit der Ergebnissicherung nicht erst, wenn Du merkst, dass sich die Verhandlungsrunde langsam auflöst.
• Halte in der laufenden Verhandlung von Zeit zu Zeit Zwischenergebnisse fest, damit Du am Ende nicht bei Null beginnen müssen.
• Verlasse die Verhandlung nicht, solange noch Missverständnisse im Raum stehen. Spreche diese Punkte offen an und vereinbare, wie damit umgegangen wird.

Verhandlungen gehören für Projektleiter zum Arbeitsalltag: Sie ringen um Budgets, Ressourcen, Termine oder neue Aufträge. Doch Verhandlungsgeschick ist nicht jedem von Natur aus gegeben. Ohne sorgfältige Vorbereitung wirkt der Weg zum guten Ergebnis daher oft zufällig. Ein systematisches und strukturiertes Vorgehen kann jedoch maßgeblich dazu beitragen, die Erfolgsaussichten spürbar zu verbessern und Verhandlungen zielgerichteter zu führen..

Survival-Tipps

• Sorge für eine positive Atmosphäre. Voraussetzung hierfür ist ein vorurteilsfreier und zugleich wertschätzender Umgang, der auf Verständnis und Vertrauen beruht.
• Trenne die persönliche Beziehung von der Sachfrage. Mache keine Zugeständnisse nur der Beziehung wegen.
• Konzentriere Dich auf gemeinsame Interessen, nicht auf Positionen. Das eröffnet Dir die Möglichkeit, nach gemeinsamen Lösungen zu suchen.
• Schaffe durch ein Brainstorming die Möglichkeit, neue Lösungsalternativen zu entwickeln. Suche dabei nach Vorteilen für beide Seiten.
• Treffe klare Vereinbarungen, und lege für alle Beteiligten fest, in welchen Schritten die erzielte Einigung umgesetzt werden soll.
• Kläre die Umsetzung so detailliert wie möglich. Halte genau fest, wer was bis wann zu erledigen hat, wer wen informiert und welchen Umfang und welche Qualität die vereinbarten Schritte haben sollen.