Den Affen besser auf der Schulter lassen
Eigentlich hast Du die Arbeitspakete klar definiert. Doch sie werden von Deinen Projektmitarbeitern nur mangelhaft abgearbeitet. Termine werden nicht eingehalten, die Ergebnisse enthalten Fehler – das ganze Projekt fängt an, Schaden zu nehmen. Am Ende ertappen sich manche Projektleiter dabei: Sie machen Aufgaben, die sie eigentlich delegiert hatten bzw. nicht in ihren Aufgabenbereich fallen.
Vielen Mitarbeitern gelingt es immer wieder, sich aus Aufgaben „herauszuwinden“, weil sie angeblich nicht weiterkommen. Der Projektleiter verspricht ihm, sich die Sache anzusehen. Rückdelegation nennt man das. Oder, um es mit den Worten der Managementberater William Oncken und Donald L. Wass auszudrücken: Das Äffchen, das bislang beim Mitarbeiter hockte, ist nun auf Deine Schulter gesprungen. Du hast die Arbeit wieder am Hals. Meist bleibt es nicht bei dem einen Äffchen, denn auch andere Mitarbeiter verstehen sich auf die Kunst des Rückdelegierens.
Im Kern behaupten die beiden Autoren: Mitarbeiter haben ein natürliches Bedürfnis, die ihnen übertragenen Aufgaben ganz oder teilweise wieder an ihren Projektleiter zurückzugeben. Die vielen kleinen Arbeitsaufgaben, die auf diese Weise erneut beim Projektleiter landen, bezeichneten Oncken und Wass als „Monkeys“, als Äffchen, die vom Mitarbeiter auf die Schultern des Projektleiters springen. Am Montag waren es noch zwei kleine, niedliche Äffchen, doch am Freitag kämpfst Du bereits gegen eine Horde aufmüpfiger Primaten. Kurzerhand steckst Du bis zum Hals im „Monkey Business“.
Einige Survival-Tipps:
- Ein Projektleiter muss delegieren wollen. Mache Dir klar, dass Du als Projektleiter eine Führungsfunktion übernimmst – und dass hierzu auch die verbindliche Delegation von Aufgaben zählt.
- Ein Projektleiter muss delegieren dürfen. Sorge dafür, dass Du die Befugnis erhältst, Arbeitspakete zu verteilen und Aufgaben zu delegieren.
- Ein Projektleiter muss delegieren können. Bereite die Delegation eines Arbeitsauftrags sorgfältig vor. Formuliere Aufgabe und Ziel präzise, und wähle den geeigneten Mitarbeiter dafür aus.
- Beachte die „6 W‘s des Delegierens“. Gib Deinem Mitarbeiter Antworten auf die Fragen: Was? Wer? Warum? Wie? Womit? Wann?
- Vermeide Rückdelegation. Bleibe hart – und löse niemals die Aufgaben und Probleme Deiner Mitarbeiter.
Mario Neumann
Als Autor und Trainer begleite ich Dich durch die abenteuerliche Welt der Projekte. Dafür wurde ich schon mehrfach ausgezeichnet, zum Beispiel mit dem Internationaler Deutscher Trainingspreis und dem Weiterbildungs-Innovationspreis. Alle meine Bücher, Seminare und Vorträge findest Du auf marioneumann.com.
