Wenn es darum geht, sich um Arbeit herumzudrücken, können Projektmitarbeiter sehr kreativ sein. Wortreich erklären sie, warum sie eine Aufgabe nicht machen oder eine Deadline nicht einhalten können. Hier sollte der Projektleiter auf der Hut sein: Meist wird mit solchen Spielchen versucht, Aufgaben und Verantwortung zurückzudelegieren.

„Steffen, wir haben da ein Problem.“ Ein Mitarbeiter fängt den Projektleiter auf dem Weg zur nächsten Besprechung ab und schildert kurz, womit er vermeintlich nicht weiterkommt. Er sagt gerade so viel, dass sein Projektleiter weiß, worum es geht, aber doch so wenig, dass eine Lösung nicht offensichtlich ist. Steffen, ziemlich in Eile, verspricht, sich darum zu kümmern. Und schon ist passiert, was vielen Projektleitern das Leben so schwer macht: Rückdelegation – auch bekannt als „Monkey Business“.

Vielen Mitarbeitern gelingt es immer wieder, gerade in Projekten: Sie winden sich aus einer Aufgabe heraus und sorgen dafür, dass der Chef am Zuge ist. Unversehens bearbeitest Du als Projektleiter Aufgaben, die Du eigentlich Deinen Mitarbeitern übergeben hattest. Unterdessen bleibt Deine eigentliche Arbeit liegen.

Als Projektleiter solltest Du Dich der Gefahr der Rückdelegation bewusst sein und grundsätzlich jeden Versuch abwehren: Es gilt hart zu bleiben – und niemals die Aufgaben der Mitarbeiter zu lösen.

Who’s got the Monkey!?

Der Begriff Monkey Business wurde von den Managementberatern William Oncken und Donald L. Wass geprägt. Sie trafen 1974 mit ihrem Artikel „Management Time: Who’s got the Monkey!“ ins Schwarze. Noch heute wird die Ausgabe nachgedruckt; es gibt kaum ein Buch zum Thema Delegation, das sich nicht auf die beiden Autoren beruft. Im Kern behaupten sie: Mitarbeiter haben ein natürliches Bedürfnis, die ihnen übertragenen Aufgaben ganz oder teilweise wieder an ihren Vorgesetzten zurückzugeben.

Die vielen kleinen Arbeitsaufgaben, die auf diese Weise erneut bei der Führungskraft landen, bezeichneten Oncken und Wass als „Monkeys“, als Äffchen, die vom Mitarbeiter auf die Schultern des Chefs springen.

„Gute“ Gründe für die Rückdelegation

• Der Projektleiter hat die Aufgabe nicht angemessen delegiert. Dem Mitarbeiter ist unklar, was genau bis wann erledigt werden soll.
• Der Projektleiter kann es nur schwer ertragen, wenn seine Mitarbeiter in Schwierigkeiten oder hilflos sind – typisch Helfersyndrom.
• Dem Projektleiter ist es wichtig, als fachlicher Experte wahrgenommen zu werden. Eine Möglichkeit, das zu beweisen, besteht darin, die Aufgaben lieber selbst zu erledigen.
• Der Mitarbeiter ist nicht in der Lage, die Aufgabe zu erledigen. Ihm fehlt es an Know-how oder der notwendigen Erfahrung.
• Der Mitarbeiter kommt nicht voran, weil er wichtige Informationen braucht. Ihm ist nicht klar, dass er sich diese selbst beschaffen muss.
• Der Mitarbeiter kommt nicht weiter, weil zunächst eine Entscheidung getroffen werden muss, die er nicht selbst treffen kann.

Ein Affe per E-Mail

Projektleiter kennen das Phänomen nur zu gut, das Oncken und Wass in ihrem Artikel beschreiben. Da gibt es im Team Mitarbeiter, die sich aufs Rückdelegieren verlegt haben. Sie tauchen mit einem Affen auf der Schulter beim Projektleiter auf und verleiten ihn dazu, sich des Problems anzunehmen.

Und was passiert? Der Affe springt über. Besonders clevere Mitarbeiter schicken den Affen sogar per E-Mail. Und ehe der Projektleiter sich versieht, verwandelt sich sein Büro in ein Tollhaus. Am Montag waren es noch zwei kleine, niedliche Äffchen, doch am Freitag kämpft er bereits gegen eine Horde aufmüpfiger Primaten. Einige besonders widerspenstige Tiere nimmt er am Wochenende sogar mit nach Hause.

Ein Affe kommt selten allein

Auch wenn die Affen zwischenzeitlich kaum noch eine ruhige Minute lassen, wird Dir als Projektleiter schnell klar:

• Hat es ein Affe erst einmal auf Deine Schultern geschafft, so bleibt er dort nicht allein: Affen sind Herdentiere und vermehren sich rasend schnell.
• Sobald der Affe die Schultern wechselt, hast Du eine verkehrte Welt: Fortan kommt Dein Mitarbeiter zu Dir und fragt, ob es Neuigkeiten gibt, wie der Stand der Dinge ist und wann er mit Fortschritten rechnen kann.

Steckst Du erst einmal im Monkey Business fest, kann von Führung keine Rede mehr sein. Vielmehr bestimmen jetzt der Mitarbeiter, was Du tust. Während Deine wichtigen Projektleiter-Aufgaben liegenbleiben, erledigst Du die Arbeit der eigenen Mitarbeiter. Höchste Zeit, sich aus dem Affenkäfig zu befreien.

Wege aus dem Monkey Business

Letztlich gibt es nur einen Ausweg: hart bleiben und niemals, wirklich niemals die Probleme Deiner Mitarbeiter lösen. Weise also einen Mitarbeiter freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass Du einen Lösungsvorschlag erwartest.

Wenn der Mitarbeiter ernsthaft mit einem Problem kämpft, vereinbare einen Gesprächstermin. Kommt es zu diesem Gespräch, muss zunächst der Mitarbeiter darlegen, was seine Aufgabe ist und warum er damit nicht zurechtkommt. Nun liegt das Problem – bildlich gesprochen – zwischen Dir und Deinem Mitarbeiter auf dem Tisch. So lässt sich in Ruhe überlegen, wie weiter verfahren wird. Gemeinsam mit dem Mitarbeiter klärst Du, was dessen – nicht Deine! – nächste Aufgabe sein wird. Du sorgst also dafür, dass der Affe schön brav zum Mitarbeiter zurückkehrt.

Survival-Tipps

• Grundsätzlich gilt: Nicht der Mitarbeiter wartet darauf, dass Du als Projektleiter etwas für ihn erledigst, sondern Du wartest auf Deinen Mitarbeiter!
• Erläutere beim Delegieren, worum es geht, warum es wichtig ist, was Du erwartest und was der Mitarbeiter für diese Aufgabe außerdem wissen sollte.
• Delegiere die Aufgaben rechtzeitig. Wenn Du eine Aufgabe auf den letzten Drücker vergibst, ist die Gefahr groß, dass wichtige Details unklar bleiben.
• Handle nach dem AKV-Prinzip. Übertrage zusammen mit der Aufgabe auch die erforderlichen Kompetenzen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten.
• Riskiere eine lange Leine. Gib Deinem Mitarbeiter die Freiheit, die Aufgabe nach seinen Vorstellungen zu erledigen – letztlich zählt nur das Ergebnis.
• Überwinde den Reflex des Helfen-Wollens. Erziehe Deine Mitarbeiter lieber zu eigenständigem Denken und Handeln.