Zwischen Projekt und Linie bestehen oft gegensätzliche Interessen. Während der Projektleiter für sein Projekt hervorragende Fachkräfte benötigt, brauchen die Abteilungsleiter ihr Personal, um das reguläre Tagesgeschäft zu erledigen. Als Projektleiter stehst Du daher vor der Herausforderung, die Linienmanager mit ins Boot zu holen.

In der letzten Sitzung des Lenkungsausschusses hat es gewaltig gekracht. „Immer wieder fordert Gudrun von uns schnell noch irgendwelche Sonderlösungen für ihr Projekt“, klagte ein Linienmanager. „Dadurch hebelt sie unser Tagesgeschäft aus.“ Die Projektleiterin Gudrun K. fühlte sich angegriffen und hielt dagegen: „Immer wieder zieht man uns zugesicherte Ressourcen kurzfristig aus dem Projekt ab, weil mal wieder das Tagesgeschäft Vorrang hat. Wenn das so weitergeht, werden wir den nächsten Meilenstein garantiert verfehlen!“ – Seit Monaten geht das nun schon so. Linie und Projekt schieben einander den Schwarzen Peter zu.

Welcher Projektleiter kennt sie nicht, die ständigen Reibereien und Konflikte mit den Linienmanagern? Projektleiter wie Gudrun K. leiden meist unter dem Handicap, dass sie gegenüber den Projektmitarbeitern nur ein eingeschränktes Weisungsrecht haben. Wenn es darum geht, ob ein Mitarbeiter für das Projekt oder für seine Abteilung arbeitet, haben sie in der Regel die schlechteren Karten – denn der Mitarbeiter muss den Vorgaben seines direkten Vorgesetzten folgen. Im Konfliktfall sitzt der Abteilungsleiter am längeren Hebel.

Der klassische Konflikt: Der Projektleiter ist auf hervorragende Fachleute angewiesen, doch die jeweiligen Abteilungsleiter benötigen ihr Personal, um das reguläre Tagesgeschäft zu erledigen. Um hier nicht den Kürzeren zu ziehen, sollte sich der Projektleiter der Rückendeckung aus der Linie versichern.

Die Ursache: Viel zu viele Projekte

Vielen Unternehmen mangelt es nicht an Ideen und Projekten. Im Gegenteil: Häufig haben sie mehr als genug davon. So kommt es, dass oft zahlreiche Projekte gleichzeitig laufen. Als Projektleiter musst Du Dich dann mit einer Reihe von Problemen herumschlagen:

• Die Ressourcen sind knapp. Nur ungern sind die Abteilungsleiter bereit, einen Mitarbeiter noch für ein weiteres Projekt freizustellen. Das kann schnell zu Personalengpässen im Ihrem Projekt führen.
• Deine Ziel- und Terminvorgaben werden von den Abteilungen ignoriert. Insofern ist Dein Projektplan oft nicht das Papier wert, auf dem er geschrieben steht.
• Du bist abhängig von Entscheidungen in den Abteilungen. Doch diese kommen nicht rechtzeitig. Außerdem wirst Du nicht über projektrelevante Sachverhalte informiert.

Tagesgeschäft geht vor Projektarbeit

Konflikte zwischen Projekt und Linie gehören in den meisten Unternehmen zum Arbeitsalltag. Die Linienmanager beschweren sich über Veränderungen oder Sonderlösungen, die mit einem Projekt verbunden sind und sich negativ auf das Tagesgeschäft niederschlagen. Und die Projektleiter klagen über starre Strukturen und mangelnde Flexibilität der Linie. „Tagesgeschäft geht vor Projektarbeit“, lautet ihr Vorwurf.

Ursache der fehlenden Kooperationsbereitschaft sind letztlich die unterschiedlichen Perspektiven, unter denen beide Seiten auf ihren Arbeitsalltag blicken. Ein Linienmanager achtet auf gute Planbarkeit, denn ihm liegen stabile Prozesse im Tagesgeschäft am Herzen. Demgegenüber betritt der Projektleiter mit seinem Team Neuland und steht vor der Aufgabe, ein komplexes Vorhaben zu managen. Eine hohe Dynamik bestimmt das Geschehen, die Abläufe ändern sich ständig. Mit Linie und Projekt stoßen zwei Welten zusammen. Dementsprechend unterschiedlich sind die Haltungen der Protagonisten auf beiden Seiten.

Widerstand durch Zustimmung

Ein Abteilungsleiter leistet in der Regel keinen offenen Widerstand. Eher agiert er hinter den Kulissen, wenn er ein Projekt verhindern möchte, das seinen Interessen entgegensteht. Gelingt ihm das nicht, verlegt er sich gerne auf „Widerstand durch Zustimmung“. Selbstverständlich, so versichert er dann, sei er für jeden Vorschlag offen, der die Situation seiner Abteilung zu verbessern helfe – er müsse nur praktikabel sein. Dieser Nachsatz deutet schon die spätere Konfliktlinie an.

Offizieller Protest regt sich im mittleren Management nur äußerst selten. Selbst wenn das Projekt gezielt an den Abteilungsleitern vorbei initiiert wurde, murren diese vielleicht leise – warten aber lieber ab, bis sich eine Gelegenheit zur Sabotage ergibt. Meist schlägt ihre Stunde, wenn das Projekt in die Umsetzungsphase kommt. Nun können sie ihr Detailwissen dazu nutzen, die Vorschläge des Projektteams abzublocken oder in der Praxis scheitern zu lassen.

Warnsignale für Widerstände

Folgende Anzeichen deuten auf Widerstände im Linienmanagement hin. Der Linienmanager …

• zeigt sich offen für Ihr Projektvorhaben, betont aber immer wieder, dass die Lösung auch praktikabel sein müsse;
• führt immer neue Anforderungen ins Feld, die eine Lösung mitbringen müsse, um eingesetzt werden zu können;
• wird nicht müde, auf die zahlreichen Probleme und Risiken hinzuweisen, die mit dem Projektvorhaben verbunden seien;
• hält wichtige Informationen zurück, und zwar mit der Begründung, dass ihm nicht bewusst gewesen sei, dass sie für das Projekt von Belang sind;
• stellt aus immer neuen Gründen dringend benötigte Mitarbeiter nicht für die Projektarbeit frei;
• taucht immer wieder ins Tagesgeschäft ab und ist für Sie und Ihre Projektmitarbeiter nicht oder nur äußerst selten zu sprechen.

Ziele ermitteln und benennen

Um für Ihr Projekt die Rückendeckung der Linie zu erhalten, braucht es vor allem eines: klare Prioritäten der Unternehmensführung. Dazu müssen Management sowie die Linien- und Projektverantwortlichen zunächst die Ziele in der Organisation klären: Gibt es konkurrierende Ziele? Widersprechen sich die Ziele? Muss deshalb ein sinnvoller Kompromiss gefunden werden? Im Falle konkurrierender Ziele ist es Aufgabe des Managements, die Prioritäten setzen und die Rahmenbedingungen festzulegen.

Hat das Management über die Richtung entschieden und die Prioritäten gesetzt, lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Projekt und Linie ausgestalten. Nun kannst Du Dir als Projektleiter die Rückendeckung durch Deinen Auftraggeber holen – und durch ein klares und entschiedenes Vorgehen den Linienmanagern signalisieren, dass es für sie keine Chance mehr gibt, die eigenen Vorstellungen vielleicht doch noch irgendwie durchsetzen zu können.

Survival-Tipps

• Pflege freundschaftlich-kollegiale Beziehungen zu den Linienmanagern. Wer Dich persönlich mag, lässt Dich auch als Projektleiter nicht im Stich.
• Vereinbare noch vor dem Projektstart mit den beteiligten Abteilungsleitern klare Regeln der Kooperation. Wie kann die Zusammenarbeit funktionieren?
• Begegne Widerständen, die von Eigeninteressen der Abteilungsleiter motiviert sind, mit Verhandlungen, in denen Du auf deren Interessen Rücksicht nehmen.
• Stimme den Einsatz von Mitarbeitern frühzeitig mit den Abteilungsleitern ab, damit Dir die Mitarbeiter auch zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden.
• Informiere offen und kontinuierlich über Dein Projekt und Deinen Bedarf an Unterstützung. Bedanke Dich stets ausdrücklich für geleistete Unterstützung.
• Zeige Dich kompromissbereit in Verhandlungen mit den Abteilungsleitern. Doch bleib hart, wenn es um essenzielle Projektangelegenheiten geht.