Viele Projektleiter fühlen sich von einem zu hohen Meeting-Aufkommen geradezu erdrückt. Wenn man in ihren Kalender schaut, findet man kaum Lücken für anderes. Zu viele Meetings bedeuten Stress und reduzieren die Zeit, die für andere Aufgaben zur Verfügung steht. In diesem und einigen weiteren Beiträgen möchte ich Anregungen geben, wie man den frustrierenden Meeting Overlaod in den Griff bekommt – Heute geht es um Alternativen zum Meeting.

Thomas W. steht vor einer herausfordernden Situation. Er leitet ein wichtiges Projekt, das für das Unternehmen von großer Bedeutung ist. Doch trotz seiner Bemühungen, Fortschritte zu erzielen, fühlt er sich zunehmend frustriert und überfordert. Jeden Tag hat Thomas einen vollen Kalender mit Meetings – von wöchentlichen Statusbesprechungen bis hin zu spontanen Team-Updates und interdisziplinären Abstimmungen. Oftmals sind diese Meetings nicht nur zahlreich, sondern auch langwierig und wenig zielgerichtet. Während der Besprechungen wird viel diskutiert, aber es bleibt kaum Zeit, um konkrete Entscheidungen zu treffen oder die nächsten Schritte festzulegen.

Die Frustration wächst: Die Teammitglieder sind ebenfalls unzufrieden, da sie oft auf Informationen warten müssen oder ihre eigenen Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen können. Thomas erkennt, dass die Vielzahl an Meetings nicht nur seine eigene Produktivität beeinträchtigt, sondern auch die des gesamten Teams. In Gesprächen mit seinen Vorgesetzten und Kollegen stellt sich heraus, dass viele Meetings als notwendig erachtet werden, um den Informationsfluss aufrechtzuerhalten. Doch Thomas sieht keinen klaren Zusammenhang zwischen diesen Besprechungen und dem Fortschritt seines Projekts. Er beginnt zu überlegen, wie er die Situation verbessern kann.

Die ständige Unterbrechung ihrer Arbeitszeit führt bei vielen Projektleitern dazu, dass sie kaum Gelegenheit haben, sich auf ihre eigentlichen Projektaufgaben zu konzentrieren. Wichtige Analysen und Planungen bleiben liegen, weil sie immer wieder in Meetings gebunden sind.

Projektleiter müssen Wege finden, um den Meeting-Overload zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen ausgetauscht werden. Nur das wird sie in die Lage versetzen, ihre Projekte erfolgreich voranzutreiben und die gesetzten Ziele zu erreichen.

Viele Besprechungen, die Projekten stattfinden, werden aus Gewohnheit angesetzt. Diese Arten von Meetings sind meist überflüssig und in einem anderen Format erfolgversprechender. Sollte ein Projekt-Meeting beispielsweise der reinen Weitergabe von Informationen dienen, kann man es getrost absagen oder gar nicht erst ansetzen. Denn: Es gibt viel geschicktere Möglichkeiten, die Informationen weiterzugeben, ohne die Kolleginnen und Kollegen zeitlich und örtlich zu binden.

Alternative 1: E-Mail Kommunikation

Die einfachste Form, Informationen weiterzugeben, ist zweifellos die Nutzung der E-Mail Kommunikation. Tatsächlich gibt es viele Teams, deren Projektmanagement auch heute noch maßgeblich auf E-Mail-Kommunikation beruht. Doch diese Vorgehensweise führt zu einer Reihe von Problemen, die den Erfolg des Projekts gefährden können. E-Mails liefern beispielsweise keinerlei Übersicht über laufende Prozesse und sie unterstützen den Projektleiter in keinster Weise dabei, den Überblick über wichtige Entscheidungen zu behalten. Die schiere Masse an verschiedenen Nachrichtenverläufen, die wichtige Informationen beinhalten, wird schnell zum Problem.

Alternative 2: Projektmanagement-Tools

Das Projektmanagement fordert eine Transparenz, die E-Mails einfach nicht schaffen können. Für das Projektmanagement wird ein zentraler Ort benötigt, der alle Informationen für alle Beteiligten sammelt und übersichtlich organisiert. Eine Projektmanagement-Software hat genau den Zweck, zu visualisieren, was durch E-Mails so unüberschaubar wird: Pläne, Aufgaben und Fortschritt.

Im Gegensatz zur Umsetzung per E-Mail, bleibt immer ersichtlich, an welchem Punkt sich das Projekt gerade befindet und wo der Plan eventuell noch optimiert bzw. angepasst werden muss. Dabei sind alle Projektmitarbeiter auf dem gleichen Stand und können einfach nachvollziehen, wo ihre Kollegen gerade stehen. Das reduziert die Notwendigkeit von Meetings.

Alternative 3: Digitale Plattformen

Wer kennt das nicht? Die Daten zu den laufenden Projekten liegen an vielen Orten, Statusberichte in PowerPoint Präsentationen, Projektaufträge in Excel Sheets, offene Punkte Listen in SharePoint Listen, Besprechungsnotizen in OneNote? Wer blickt da noch durch?

Eine digitale Plattform wie Microsoft Teams eignet sich ideal für eine effiziente Zusammenarbeit in Projekten. Durch die Nutzung von Teams können alle Projektbeteiligten über eine App kommunizieren und auf Projektinhalte zugreifen. Die Kommunikation kann synchron (Telefonat oder Online Meeting) oder asynchron (Chat oder Forum) erfolgen.

Alternative 4: One-Pager

Zugegeben: One-Pager sind aufwändiger als eine E-Mail. Aber bei weitem nicht so aufwändig wie ein 60-minütiges Meeting! Die Idee des One-Pagers ist einfach:  Die allerwichtigsten Infos werden auf einer DIN A4 Seite festgehalten. Im Anschluss kann man das Dokument als PDF verschicken oder einer digitalen Plattform den Teammitgliedern zur Verfügung stellen.

Angereichert werden die Informationen mit Bildern, Links, Statistiken, Grafiken usw. So haben die Beteiligten alles Wissenswerte auf einen Blick. Je häufiger man dieses Tool nutzt, desto leichter wird es einem von der Hand gehen. Und der positive Nebeneffekt: Man muss sich bei der Erstellung immer wieder fragen, was denn eigentlich das Wichtigste ist. Das schärft den eigenen Fokus auf das Wesentliche und bringt auf diese Weise Klarheit ins Projektgeschehen.

Alternative 5: Sprachnachrichten

Wenn man merkt, dass die Informationen ein bisschen zu komplex sind, um sie in geschriebene Worte zu packen, kann man auf die nächsthöhere Stufe wechseln – zum gesprochenen Wort. Das geht am Besten über Messenger wie WhatsApp und Signal. Sollte das Unternehmen diese Dienste nicht erlauben, kann man auch in Microsoft Teams Sprachnachrichten versenden.

Der Vorteil: Alle können sich die Sprachnachrichten anhören oder selbst erstellen, wann es ihnen passt. So bleiben Teams auf dem Laufenden, ohne dass sie einen gemeinsamen Termin im Kalender finden müssen.

Alternative 6: Video-Botschaften

Eine Präsentation mit Folien, Daten oder Beispiele, die man normalerweise im Meeting teilen würde, kann man in einem Bildschirmvideo aufzeichnen. Mit einer Screencast-App wie Snagit geht das einfach und ohne große Vorbereitung und das Bildschirmvideo kann man mit einem Klick an die Kollegen verschicken.

Mit solchen Video-Botschaften lassen sich auch Meetings effizienter gestalten. Vorab versendet, haben die Teilnehmer mehr Zeit, sich mit den Informationen zu beschäftigen und Fragen zu notieren, sodass eine anregende Diskussion während des Meetings möglich wird. Und: das Meeting wird kürzer, denn man spart die Zeit, die man für die Präsentation der Vorab-Informationen aufgewendet hätte.

Die Vorteile der Asynchronität

Die Vorteile der Asynchronität liegen auf der Hand. Die Empfänger können sich die Inhalte völlig ortsunabhängig zu Gemüte führen. Im Zug auf dem Smartphone, auf der Couch im Wohnzimmer oder am Arbeitsrechner. Das bedeutet: Deine Empfänger können sich die Infos dann ziehen, wenn es gerade gut bei ihnen passt. Bei Meetings – egal ob digital oder vor Ort – werden alle Teilnehmenden an die gleiche Zeit gebunden. Ohne darauf achten zu können, ob es in ihren Tagesverlauf passt oder nicht. Die verschickten Dokumente und Aufnahmen können natürlich auch öfter als einmal geöffnet und angeschaut werden. Das ist vor allem dann interessant, wenn die Infos aus dem Dokument erst zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden.

Survival-Tipps

• Nutze E-Mails für Status-Updates, Informationen oder Entscheidungen, die keine sofortige Diskussion erfordern.
• Verwende digitale Projektmanagement-Tools wie Monday, Asana oder Jira, um Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und Informationen auszutauschen.
• Nutze die Möglichkeiten digitaler Plattformen wie Microsoft Teams. Sie ermöglichen eine schnelle Kommunikation und den Austausch von Ideen ohne formelle Meetings.
• Halte wichtige Informationen auf einem One-Pager fest und verschicke das Dokument als PDF oder stelle es auf Eurer gemeinsamen Plattform zur Verfügung.
• Denke darüber nach, komplexere Sachverhalte als Sprachnachricht zu verschicken. Das geht am Einfachsten über Messenger wie WhatsApp oder Signal.
• Nutze kurze Videoaufzeichnungen für Status-Updates oder Präsentationen, die dann von den Teammitgliedern in ihrem eigenen Tempo angesehen werden können.