Wer das Verhalten von Mitarbeitern lenken möchte, kommt nicht ohne Macht und Autorität aus. Als Projektleiter erhältst Du die erforderliche Macht nicht frei Haus: Im Unterschied zu einem Linienvorgesetzten hast Du keine Weisungsbefugnis gegenüber Deinen Mitarbeitern. Mit ein wenig Geschick lässt sich Macht jedoch organisieren.

Dass die Einführung einer neuen Projekt- und Zeitdatenerfassung kein Kinderspiel sein würde, ist Katharina K. von Anfang an klar. Doch damit hat sie nicht gerechnet: Immer mehr Kollegen und Führungskräfte fürchten offenbar die Transparenz, die das neue System schaffen würde, und widersetzen sich dem Vorhaben. Was der Projektleiterin am meisten zu schaffen macht, ist die Erkenntnis, dass ihre Gegner offensichtlich mehr Einfluss auf das Projekt ausüben können als sie selbst. „Manchmal komme ich mir vor wie ein zahnloser Tiger“, klagt sie. „So viel ich auch brülle – irgendwie nimmt mich niemand für voll.“

Mancher Projektleiter versäumt es, sich rechtzeitig eine Hausmacht aufzubauen. Wie im Falle von Katharina K. können die Folgen gravierend sein. Ohne ein Mindestmaß an Autorität geht es nicht: Wer ein Projekt voranbringen will, muss sich immer wieder durchsetzen können. Ist die Situation erst einmal so verfahren wie bei Katharina K., hilft am Ende nur noch ein Machtwort der Geschäftsführung, um das Projekt wieder in eine geordnete Bahn zurückzuholen.

Als Projektleiter benötigst Du ein gewisses Maß an Macht, um Dich bei Bedarf durchsetzen zu können. Da Dir diese Macht von Haus aus fehlt, musst Du Die diese erst noch verschaffen. Hierfür gibt es unterschiedliche Wege.

Macht lässt sich organisieren

Grundsätzlich gibt es verschiedene Machtquellen, die Du für Dich nutzen kannst. In Anlehnung an ein Modell der US-amerikanischen Sozialpsychologen John R. P. French und Bertram H. Raven lassen sich fünf Machttypen unterscheiden: Belohnungsmacht, Zwangsmacht, legitime Macht, Identifikationsmacht und Expertenmacht. Darüber hinaus lässt sich auch ein Informationsvorsprung als eine Form von Macht interpretieren.

Macht durch Belohnung

Über Belohnungsmacht verfügt, wer in der Lage ist, gute Leistungen zu honorieren. Meist denken wir dabei an materielle oder finanzielle Belohnungen in Form von Incentives, Prämien, Gehaltserhöhungen oder Beförderungen. Als Projektleiter hast Du hier in der Regel wenig Spielraum. Trotzdem gibt es Möglichkeiten, einen Teammitarbeiter zu belohnen. Zum Beispiel kannst Du eine interessante Aufgabe an ihn vergeben, ihn kollegial unterstützen oder seinen Verantwortungsbereich vergrößern.

Macht durch Bestrafung

Das Gegenteil der Belohnungsmacht ist die Befugnis, einen Mitarbeiter zu bestrafen. Im Kern geht es darum, dass Du als Projektleiter in der Lage bist, einem Mitarbeiter zu drohen und die angedrohten Konsequenzen notfalls auch durchzusetzen.

Um den Mitarbeitern zu signalisieren, dass Du eine Bestrafung tatsächlich durchsetzen kannst, hat sich einfache Maßnahme bewährt: Lass Dich offiziell zum Projektleiter ernennen. Es genügt eine E-Mail an alle Beteiligten, in der Dein Aufraggeber das Projekt ankündigt und in etwa Folgendes hinzufügt: „Herr X wurde von mir zum Projektleiter bestimmt. Ich gehe davon aus, dass Sie ihn bestmöglich unterstützen und jeder von dem Projekt betroffene Fachbereich eng mit ihm zusammenarbeitet. Um das Gelingen des Projekts sicherzustellen, werde ich mich regelmäßig mit ihm abstimmen.“ Nun weiß jeder, dass der Auftraggeber hinter Dir steht und ein Fehlverhalten nicht ohne Konsequenzen bleibt.

Macht durch Legitimation

In jedem Unternehmen existieren Regeln, die festlegen, wer sich wem unterzuordnen hat. In der Linienorganisation sind diese Regeln selbstverständlich und von allen akzeptiert: Da gibt es den Vorgesetzten, der seine Mitarbeiter disziplinarisch führt – und damit über legitime Macht verfügt. Weniger eindeutig sind die Regeln bei Projekten. In vielen Unternehmen bist Du als Projektleiter Gleicher unter Gleichen und verfügen somit über keine legitime Macht.

Das muss nicht so sein: Ein Unternehmen kann auch festlegen, dass die Mitglieder eines Projektteams den Weisungen des Projektleiters Folge zu leisten haben. Damit stattet es den Projektleiter mit legitimer Macht aus. Sind in einem Unternehmen Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten bei Projekten in einem Regelwerk klar definiert, weiß jeder Teammitarbeiter: „Der Projektleiter trägt die Verantwortung, er hat auch die Befugnis, bestimmte Entscheidungen zu treffen – und ich habe mich ihm unterzuordnen.“

Macht durch Identifikation

Auch ohne eine formale Machtposition innezuhaben, kannst Du über großen Einfluss verfügen – allein durch Deine Reputation. Zu einer Person mit einem hohen Ansehen hat man Vertrauen, mit ihr identifiziert man sich. Aus dieser besonderen Form der Verbundenheit resultiert eine besondere Variante der Macht, die Du für Dich nutzen kannst: die Identifikationsmacht. Je stärker sich die Mitarbeiter mit Dir identifizieren, desto größer ist die Bereitschaft, Deine Entscheidungen zu akzeptieren und Deinen Anweisungen zu folgen.

Identifikationsmacht liegt in Dir als Person, in Deinem Charakter begründet. Sie lässt sich als eine Art natürliche Autorität beschreiben, die Du für die Rolle des Projektleiters mitbringst. Dazu gehören Eigenschaften wie Ausstrahlung und Charisma, Authentizität und Souveränität. Damit ist auch klar, dass sich Identifikationsmacht nur langfristig entwickelt. Die spannende Frage lautet hier: Wie kann ich als Projektleiter kraft meiner natürlichen Autorität überzeugen – und zum Beispiel mein Auftreten so gestalten, dass mir das Team freiwillig folgt?

Macht durch Sachkenntnis

Auch mit Sachkenntnis und Expertise kannst Du Einfluss nehmen. Im Unterschied zu den anderen Machtquellen ist eine solche „Expertenmacht“ hoch spezifisch und auf den Bereich beschränkt, auf dem Du als Experte erfahren und qualifiziert bist. Hast Du auf einem Gebiet sehr viel Wissen, verleiht Dir das Macht und Einfluss. Die Teammitarbeiter akzeptieren Dich, weil Du auf diesem Gebiet über besondere Erfahrungen und Fähigkeiten verfügst. Mitarbeiter vertrauen darauf, dass Du das Richtige tust – und sind bereit, Dir zu folgen.

Macht durch Informationsvorsprung

Wer einen Informationsvorsprung hat, verfügt automatisch über Macht gegenüber den weniger gut Informierten. Im entscheidenden Moment kannst Du die überzeugenderen Argumente anführen oder können Einfluss nehmen, indem Du Informationen gezielt einsetzt. Um als Projektleiter einen Informationsvorsprung zu gewinnen, benötigst Du Zugang zu den wichtigen Informationsquellen und die Kontrolle über die wesentlichen Kommunikationskanäle.

Survival-Tipps

• Verschaffe Dir Möglichkeiten, Deine Mitarbeiter durch Belohnung für gute Leistung zu motivieren – stelle beispielsweise motivierende Aufgaben in Aussicht.
• Verschaffe Dir Bestrafungsmacht, indem Du Dich für alle sichtbar mit dem Auftraggeber und den Vorgesetzten der Teammitglieder verbündest. Die Mitarbeiter wissen dann: Mein Fehlverhalten im Projekt kann Konsequenzen haben.
• Organisiere legitime Macht, indem Du im Team Regeln vereinbarst und Entscheidungsbefugnisse festlegst.
• Führe kraft Deiner persönlichen Autorität. Sorge dafür, dass die Teammitglieder Dich schätzen und sich mit Dir verbunden fühlen.
• Nutze Deinen Wissens- und Erfahrungsvorsprung, um Dir Expertenmacht aufzubauen. Je größer Deine Expertise ist, desto mehr vertrauen Dir die Mitarbeiter.
• Achte auf einen Informationsvorsprung. Wissen ist schließlich Macht!