In der Höhle der Löwen

Jedes bedeutende Projekt braucht ein Gremium, das richtungsweisende Entscheidungen trifft. Für dieses Gremium gibt es unterschiedliche Namen – Lenkungsausschuss, Steuerkreis, Steering Board. Egal unter welchem Namen es fungiert: Der Projektleiter begibt sich bei den Sitzungen jedes Mal in die Höhle der Löwen. Viel hängt davon ab, sich hier richtig zu verhalten.

„Was für ein unkoordinierter Haufen“, schimpft Projektleiter Markus F. über die Mitglieder des Lenkungsausschusses. Drei Stunden hat die Sitzung gedauert. Endlos zogen sich die Diskussionen hin – ohne Ergebnis, ohne Entscheidungen. Nicht weniger unglücklich ist seine Kollegin Tatjana N. über den Verlauf einer Sitzung ihres Lenkungsausschusses, wenn auch aus anderem Grund: Die Projektleiterin hatte über Schwierigkeiten in ihrem Projekt berichtet und geriet daraufhin in ein wahres Kreuzfeuer der Kritik. Einige Teilnehmer setzten sie massiv unter Druck. Rückenwind aus dem Gremium? Fehlanzeige!

Gefällige Kaffeekränzchen, stundenlange Verhöre oder endlose fachliche Diskussionen – das sind Auswüchse, die bei einem Lenkungsausschuss nichts zu suchen haben. Der Ärger von Projektleitern wie Markus F. oder Tatjana N. ist da nur zu berechtigt. Anstatt konstruktiv miteinander umzugehen, ist das Verhältnis zwischen Projektleiter und Lenkungsausschuss oft angespannt. Die Mitglieder des Ausschusses wollen Ergebnisse sehen, fangen an, die Arbeit des Projektleiters zu bewerten, und setzen ihn nicht selten unter Druck. Plötzlich geht es für den Projektleiter nur noch darum, in er Höhle der Löwen zu bestehen. Die eigentliche Funktion des Gremiums, nämlich das Projekt zu unterstützen, Orientierung zu geben und vor allem notwendige Entscheidungen zu treffen, gerät ins Hintertreffen.

Ein Lenkungsausschuss hat die Aufgabe, Entscheidungen zu treffen; er soll für das Projekt die Richtung vorgeben, Leitplanken setzen, auch Konsequenzen für das Unternehmen absegnen. Der Projektleiter muss seinen Teil dazu beitragen, dass der Lenkungsausschuss diese Funktionen tatsächlich wahrnimmt und so dem Projekt die notwendige Unterstützung gibt.

Die Handlungsfähigkeit des Gremium

Ein Lenkungsausschuss wird meistens dezidiert für ein bestimmtes Projekt gebildet. Oft treffen dann Führungskräfte aufeinander, die in dieser Konstellation noch nicht zusammengearbeitet haben. Die Folge: Der Ausschuss ist erst einmal nicht handlungsfähig, weil jeder seine eigenen Vorstellungen davon hat, wie das Gremium effektiv arbeiten sollte.

Für den Projektleiter empfiehlt es sich, an dieser Stelle aktiv einzugreifen – denn wie sich die Zusammenarbeit im Laufe der Zeit gestaltet, sollte er besser nicht dem Zufall überlassen. Konkret heißt das: Als Projektleiter sollten Sie gleich in der ersten Sitzung auf eine „Geschäftsordnung“ drängen. Das muss kein ausgeklügeltes Vertragswerk sein, da reichen einige wenige schriftlich festgehaltene Vereinbarungen zu Aspekten wie Beschlussfähigkeit, Stellvertretungen und Entscheidungsformen. So sorgen Sie dafür, dass die Sitzungen des Gremiums von Anfang an funktionieren und nicht unter organisatorischen Ungereimtheiten leiden.

Der Bericht zur „Lage der Nation“

Die Präsentation zur aktuellen Projektlage vor dem Lenkungsausschuss ist für einen Projektleiter immer wieder aufs Neue eine Herausforderung. Gelingt sie, erleichtert es die weitere Projektarbeit. Es geht dabei nicht darum, die Lage im Projekt besonders positiv darzustellen. Vielmehr kommt es auf einen souveränen Auftritt an  – unabhängig davon, wie gut oder schlecht es im Projekt läuft.

Versuchen Sie, bei Ihrer Präsentation gleich möglichst alle Punkte anzusprechen, die den  Lenkungsausschuss interessieren oder für den Fortgang des Projekts wichtig sind:

• Wie schätzen Sie den gegenwärtigen Status ein?
• Was sind die Risiken, was die offenen Punkte?
• Was meinen Sie, sollte das Gremium unbedingt wissen?
• Wie kann das Gremium das Projekt zusätzlich unterstützen?

Bauen Sie bei den Mitgliedern des Lenkungsausschusses Vertrauen auf, indem Sie die Dinge wahrheitsgemäß darstellen und zugleich signalisieren, dass Sie das Projekt unter Kontrolle haben. Vermeiden Sie es aber, eine Situation zu beschönigen – denn wenn Sie später zurückrudern müssen, stehen Sie schnell unter verschärfter Beobachtung.

Entscheiden, entscheiden, entscheiden

Im Lenkungsausschuss geht es weniger um die Vermittlung von Informationen als vor allem darum, Entscheidungen herbeizuführen. Überlegen Sie sich deshalb im Vorfeld, welche Ziele Sie bei der Sitzung des Gremiums erreichen wollen und welche Entscheidungen getroffen werden sollen. Dabei können folgende Fragen helfen:

• Was ist die aktuelle Situation? Warum besteht Handlungsbedarf? Was muss entschieden werden?
• Was soll erreicht werden? Was ist das Ziel? Was sind Rahmenbedingungen?
• Welche Lösungen gibt es? Was zeichnet die einzelnen Lösungen aus? Was sind Vorteile, Nachteile, Kosten, Risiken?
• Was ist die favorisierte Lösung? Was spricht für diese Lösung?

Dass der Lenkungsausschuss die notwendigen Entscheidungen wirklich trifft, liegt auch und gerade in der Hand des Projektleiters. Ihm kommt es zu, die Dringlichkeit einer Entscheidung zu verdeutlichen. Zum Beispiel kann er die Mitglieder des Gremiums schon im Vorfeld der Besprechung mit entscheidungsreifen Vorlagen versorgen.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Ein Lenkungsausschuss ist mit Führungskräften besetzt, die in der Regel wenig Zeit haben. Umso mehr kommt es auf eine effiziente Durchführung der Sitzungen an. Das fängt bei der Vorbereitung der Sitzung an: Legen Sie die Ziele fest, die Sie erreichen wollen, und erstellen Sie eine klare Agenda.

Beginnen Sie die Sitzung des Lenkungsausschusses pünktlich, ohne Rücksicht auf fehlende Teilnehmer. Das diszipliniert. Steuern Sie dann das Meeting entlang Ihres „Fahrplans“. Machen Sie deutlich, wann Sie welche Entscheidung brauchen und bei welchen Punkten noch Diskussionsbedarf besteht. Vertagen Sie konsequent alle Diskussionen, die nichts mit den anstehenden Entscheidungen zu tun haben – und weisen darauf hin, wenn eine Diskussion ausufert und den Zeitplan gefährdet. Auch das diszipliniert.

Die Ergebnisse des Gremiums festhalten

Die Sitzung des Lenkungsausschusses kann noch so gut ablaufen – das hilft wenig, wenn Entscheidungen später nicht umgesetzt oder Zusagen nicht eingehalten werden. Gerade viel beschäftigte Führungskräfte vergessen gerne einmal, was sie während einer Besprechung zugesagt haben; Entscheidungen werden wieder in Frage gestellt oder neu interpretiert. Dieses Verhalten ist schlechter Stil, doch damit müssen Sie rechnen – und für das Vorankommen im Projekt ist es in höchstem Maße hinderlich.

Schaffen Sie also Fakten und machen Sie den Sack zu. Dokumentieren Sie bereits während der Besprechung die Entscheidungen – entweder online am Laptop oder an einem bereitstehenden Flipchart. Nun kann keiner den Raum verlassen und später behaupten, er habe von nichts gewusst. Zudem ist das Protokoll am Ende der Sitzung schon fertig.

Survival-Tipps

• Sorge dafür, dass der Lenkungsausschuss handlungsfähig wird. Vereinbare eine Geschäftsordnung und halte die Regeln schriftlich fest.
• Bereite jeden Termin sorgfältig vor. Mache das Kontrollgremium zu Deiner Bühne. Du stehst im Rampenlicht – jetzt kannst Du zeigen, wie Du das Projekt souverän steuerst.
• Unterstütze den Lenkungsausschuss dabei, seiner wichtigsten Aufgabe nachzukommen, nämlich Entscheidungen zu treffen. Liefere dafür gute Entscheidungsvorlagen.
• Informiere die Mitglieder des Lenkungsausschusses darüber, was sie erwartet. So können sie gut vorbereitet in die Sitzung gehen.
• Vermeide Überraschungen. Bereite die Mitglieder des Lenkungsausschusses schon im Vorfeld vor allem auf schlechte Nachrichten gut vor.
• Schaffe Fakten. Sorge dafür, dass wichtige Entscheidungen noch während der Sitzung abgesegnet, protokolliert und unterschrieben werden.