Projektleiter sind selten wirklich auf das Führen virtueller Projektteams vorbereitet. Durch die räumliche Distanz entfällt ein Großteil der auch und gerade in Projekten so wichtigen Kommunikation und Interaktionen. Das verlangt vor allem Projektleitern viel ab. Sie müssen das Team zusammenhalten und die Entfernung gekonnt überbrücken.

Montagmorgen, 9 Uhr. Das Projektmeeting startet – zumindest theoretisch. Während Anna aus München bereits in der Videokonferenz wartet, kämpft ihr Kollege in Hamburg noch mit einer instabilen Internetverbindung. Der Entwickler aus Prag hat die Einladung wegen einer Zeitverschiebung falsch interpretiert und schaltet sich zu spät dazu. Als es schließlich losgeht, wird schnell deutlich: Die Erwartungen an die nächsten Arbeitspakete sind unterschiedlich. Was im Büro oft beiläufig geklärt wird, entwickelt sich im virtuellen Team rasch zu einem echten Abstimmungsproblem.

Genau solche Situationen gehören heute in vielen Projekten zum Alltag. Die Arbeitswelt hat sich stark gewandelt: Home Offices sind längst etabliert und das mobile Arbeiten gehört in vielen Branchen zum Alltag. Dadurch verändert sich auch die Art der Zusammenarbeit. Durch die zunehmende Globalisierung und die fortschreitende Digitalisierung gewinnt vor allem das Arbeiten in virtuellen Projektteams immer mehr an Bedeutung. Das bringt besondere Herausforderungen mit sich. Die Kommunikation läuft überwiegend über Medien und erschwert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen. Ein motivierender Teamgeist kann sich nur schwer ausbilden. Die Distanz führt leicht zu Missverständnissen und zu unterschiedlichen Interpretationen der Aufgaben und Rollen. Damit die Führung virtueller Projektteams gelingt, sollte ein Projektleiter fünf wichtige Aspekte im Auge behalten.

Die größte Gefahr bei der Führung virtueller Teams besteht darin, dass Missverständnisse lange unbemerkt bleiben. Der fehlende persönliche Kontakte zwischen den Protagonisten erschwert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den Zusammenhalt im Team

Tipp 1

Die richtigen Mitarbeiter

Gemeinsame Grundlagen wie Vertrauen, Zusammengehörigkeitsgefühl, Wissen um die Zuverlässigkeit der Kollegen, Commitment für das Projekt, die in traditionellen Teams durch das tägliche Zusammenarbeiten automatisch wachsen, kommen in virtuellen Teams oft nicht zustande. Stattdessen muss der Projektleiter sicherstellen, dass diese gemeinsamen Grundlagen vorhanden sind und eingehalten werden.

Ein virtuelles Projektteam wird also nur funktionieren, wenn Du die richtigen Mitarbeiter an Bord hast. Deine Mitarbeiter müssen aus sich heraus motiviert sein. Sie müssen bereit sein, eigenverantwortlich zu arbeiten, ohne dass Du als Projektleiter ständig kontrollieren musst. Achte deshalb darauf, dass Du nur Mitarbeiter ins Projektteam aufnimmst, denen Du hundertprozentig vertraust. Gib Deinen Mitarbeitern einen großen Vertrauensvorschuss mit auf den Weg, denn ob jemand wirklich ins Team passt, erweist sich oft erst im Laufe des Projekts.

Tipp 2

Klare Ziele und Regeln

Jedes traditionelle Team hat ein ungeschriebenes Regelwerk. Wer ist für welches Thema zuständig? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie findet die Kommunikation im Team statt? Wie werden Konflikte gelöst? Solche Regeln etablieren sich irgendwann im Team und werden von neuen Teammitgliedern relativ schnell übernommen. In virtuellen Teams fehlen diese Normen, dadurch entsteht Unsicherheit.

Als Projektleiter müssen Sie diese Lücke schließen, denn Unklarheiten verlangsam die virtuelle Teamarbeit. Sprechen Sie daher ab, wer welche Aufgaben übernimmt und wie Sie den Fortschritt der Projektarbeit messen wollen. Legen Sie die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder fest und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten können. Außerdem sollte allen Teammitgliedern klar sein, wer an wen berichtet, wer wen informiert und wer mit wem zusammenarbeitet.

Tipp 3

Eine effiziente Kommunikation

In traditionellen Teams arbeiten die Mitglieder die meiste Zeit räumlich zusammen und treffen sich regelmäßig, um sich von Angesicht zu Angesicht auszutauschen. In virtuellen Teams ist dies anders. Mitglieder virtueller Teams arbeiten an unterschiedlichen Orten und oft auch zu anderen Zeiten. Dadurch sind sich die Teammitglieder untereinander eher fremd. Das führt nicht selten zu Missverständnissen.

Eine effiziente Kommunikation ist deshalb das A und O in virtuellen Teams. Besprich alles Wesentliche am besten direkt. Ein wöchentliches Teammeeting per Videokonferenz sollte fester Bestandteil jeden virtuellen Teams sein. Darin besprichst Du mit Deinem Team den Projektstatus, die Aufgaben für die Woche und andere Themen, die gerade aktuell sind. Kleine Teams halten oft zusätzlich jeden Morgen ein kurzes Daily Meeting ab. Halte Dein Team dazu an, bei Bedarf eigene Meetings untereinander abzuhalten. Lege außerdem fest, welches Medium für welche Art Kommunikation verwendet wird. Ein Chat eignet sich für schnelle Nachfragen beim Kollegen und kurze Diskussionen. Wichtige Informationen und Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht.

Tipp 4              

Eine funktionierende Technik

Projektteams treffen sich in digitalen Konferenzräumen, bearbeiten gemeinsam Dokumente in Echtzeit und bilden Arbeitsfortschritte per Mausklick für jeden nachvollziehbar ab. Präsenzinformationen zeigen an, ob ein Kollege verfügbar oder gerade beschäftigt ist; Nachrichten lassen sich per Messenger schnell und unbürokratisch übermitteln.

Viele digitale Technologien sorgen dafür, dass die virtuelle Zusammenarbeit reibungslos abläuft. Nur: Die technische Ausstattung muss auch einwandfrei funktionieren. Denn wenn bei jedem virtuellen Meeting der Ton wackelt oder bei größeren Datenmengen das Internet zusammenbricht, kann niemand vernünftig arbeiten. Wer bei der Projektarbeit auf digitale Kommunikation angewiesen ist, muss sich auf die Technik verlassen können. Ansonsten steigt die Frustration unter den Mitarbeitern.

Tipp 5                   

Der informelle Austausch

Die fachliche Kommunikation klappt auch in einem virtuellen Team meist recht gut. Sich über Tools zu organisieren und digital zu kommunizieren gehört für die meisten heute zur Routine, für die jüngeren sowieso. Aber: Das allein reicht nicht aus. Ohne den informellen, persönlichen Austausch kann kein Vertrauen innerhalb des Teams entstehen. Der tägliche Austausch an der Kaffeemaschine, der gemeinsame Gang in die Kantine und die gegenseitige Aufmunterung zwischendurch sind der Kit, der ein Team zusammenschweißt.

Sorge Du dafür, dass sich Deine Mitarbeiter auch mal persönlich treffen können – idealerweise bereits zum Start des Projekts. Solche Treffen oder gemeinsame Workshops zwischendurch bedeuten für Deine Projektmitarbeiter einen ungeheuren Motivationsschub. Aber auch abseits solcher Highlights solltest Du den persönlichen Austausch fördern. Warum nicht den Kaffee morgens gemeinsam in einer ungezwungenen Telefonkonferenz trinken? Oder Meetings mit einem Plausch über etwas Persönliches beginnen – mal Familie, mal Hobbies oder was sich sonst noch als Stichwort anbietet.

Fazit

Ein Projektteam steht und fällt mit seinen Mitarbeitern – das ist in einem virtuellen Team nicht anders. Software und digitale Kommunikation machen ein verteiltes Arbeiten zwar erst möglich, sie schweißt ein Team aber nicht zusammen. Der Erfolg des Projekts hängt in großem Maße von Dir ab, denn in einem virtuellen Team sind die Führungskompetenzen des Projektleiters stärker gefordert als je zuvor.

Survival-Tipps

• Achte darauf, dass Du die richtigen Mitarbeiter an Bord hast. Sie müssen bereit sein, eigenverantwortlich zu arbeiten, ohne dass Du als Projektleiter ständig kontrollieren musst.
• Sorge von Anfang an für klare Spielregeln. In virtuellen Teams etablieren sich Normen nicht von alleine. Fehlende Regeln führen unweigerlich zu Unsicherheit und Missverständnissen.
• Sorge für eine effiziente Kommunikation. Ein wöchentliches Teammeeting per Videokonferenz sollte zum festen Ritual werden
• Überlege Dir, ob Du nicht zusätzlich jeden Morgen ein kurzes Daily Meeting abhältst. Das sorgt nicht nur für eine gute Abstimmung, sondern stärkt auch den Zusammenhalt im Team.
• Kümmere Dich darum, dass die technische Ausstattung der Beteiligten reibungslos funktioniert. Nichts ist nerviger als eine wackelige Internetverbindung, bei der man ständig alles wiederholen muss.
• Sorge dafür, dass sich Deine Mitarbeiter auch mal persönlich treffen können. Solche Treffen sind nicht nur motivierend, sondern fördern auch den persönlichen Austausch