Eine bessere Meeting-Performance

Ich stelle Menschen gerne Fragen, weil mich ihre Arbeit, ihre Strategien, ihre Standpunkte oder ihre Thesen interessieren. Für meine Kolumne NACHGEFRAGT habe ich das Gespräch mit Johannes Oberhofer gesucht. Die Menschen, die mit ihm zusammenarbeiten, beschreiben ihn nicht nur als Innovator und Experte für Energiemanagement, sondern auch als einen Pionier darin, energiegebende Strategien für das Arbeitsleben im digitalen Zeitalter zu schaffen. Ich habe bei Johannes Oberhofer nachgefragt, was es bei der Organisation und Durchführung von Online-Meetings zu beachten gilt.

Mario: In Deinem neuen Buch sprichst Du darüber, dass viele Meetings unnötig sind und besser strukturiert werden könnten. Was sind Deiner Meinung nach die Hauptgründe für diese Ineffizienz?

Johannes: Viele Meetings sind tatsächlich nicht optimal organisiert oder die falschen Personen sind eingeladen. Oft fehlt eine klare Agenda, und es wird nicht ausreichend überlegt, wer wirklich an dem Meeting teilnehmen muss. Wenn nur die relevanten Personen eingeladen werden und das Meeting gut vorbereitet ist, kann das zu mehr Energie bei den Mitarbeitenden und einer höheren Produktivität im Unternehmen führen.

Mario: Du erwähnst das hybride Meeting als ein neues Format. Welche spezifischen Herausforderungen bringt dieses Format mit sich?

Johannes: Hybride Meetings bringen die Herausforderung mit sich, dass einige Teilnehmende physisch anwesend sind, während andere remote zugeschaltet sind. Dies kann dazu führen, dass nicht alle Teilnehmenden gleichwertig eingebunden werden. Andrea Heitmann und Anne Michel beschreiben in ihrem Buch „Hybride Meetings“ praktische Tipps und Strategien, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden und die Kommunikation klar ist. Klare Kommunikationsregeln und die Rolle des Moderators sind dabei entscheidend.

Mario: Was sind einige der wichtigsten Aspekte, die bei der Organisation von Online-Meetings oft vernachlässigt werden?

Johannes: Ein zentraler Aspekt ist die klare Struktur und Vorbereitung des Meetings. Es ist wichtig, eine Agenda zu erstellen und diese im Voraus zu teilen. Auch die überlegte Auswahl der Teilnehmenden spielt eine große Rolle – nur diejenigen sollten eingeladen werden, die direkt betroffen sind oder wertvolle Beiträge leisten können. Zudem ist eine effektive Nachbereitung wichtig: Notizen während des Meetings zu machen und am Ende klare nächste Schritte sowie Verantwortlichkeiten festzulegen.

Mario: Du sprichst auch über die kognitive Belastung bei virtuellen Meetings. Welche Erkenntnisse hat das Human Factors Lab von Microsoft dazu gewonnen?

Johannes: Die Studie zeigt, dass ohne Zeiten zum Aufladen die Betawellenaktivität im Gehirn der Teilnehmenden ansteigt, was auf Stress hindeutet. Bei Meetings mit Pausen bleibt diese Aktivität konstant. Hohe Konzentrationsanforderungen, Mangel an Erholungsphasen und Multitasking tragen zur erhöhten kognitiven Belastung bei. Technische Probleme können ebenfalls zusätzlichen Stress verursachen.

Mario: Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre virtuellen Meetings weniger belastend für die Mitarbeitenden sind?

Johannes: Unternehmen sollten Meeting-Richtlinien etablieren, die neben Kommunikations-Etikette, auch das Einhalten der angegebenen Meeting-Zeit enthält, damit Mitarbeitenden auch tatsächlich Zeiten zum Aufladen erhalten. Außerdem sollten sie darauf achten, dass technische Voraussetzungen stimmen und Multitasking minimiert wird. Eine gute Vorbereitung und klare Strukturen helfen ebenfalls dabei, den Stresslevel zu senken und die Effizienz der Meetings zu steigern.

Mario: Warum ist es so wichtig, die aktuellen Meeting-Strukturen zu überdenken?

Johannes: Die Pandemie hat uns gezeigt, wie wichtig virtuelle Meetings geworden sind, aber sie zählen oft zu den Energie-Killern im Arbeitsalltag. Indem wir unsere Meeting-Strukturen überdenken und optimieren, können wir nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern, sondern auch deren Produktivität erhöhen. Es lohnt sich also definitiv, das eigene Verhalten in Bezug auf Meetings zu hinterfragen und anzupassen.

Mario: In Deinem Buch sprichst Du über die kognitiven Herausforderungen, die Online-Meetings mit sich bringen. Welche sozialen Auswirkungen haben diese Meetings auf unser Miteinander im Team?

Johannes: Online-Meetings beeinflussen nicht nur unsere Konzentration, sondern auch unser soziales Miteinander. Der fehlende persönliche Kontakt kann dazu führen, dass Teamdynamiken leiden und der soziale Austausch eingeschränkt wird. Es ist wichtig, diese Aspekte zu berücksichtigen und die bestehende Meeting-Struktur an die Post-Corona-Zeit anzupassen, um die Energie der Mitarbeitenden und damit auch die der gesamten Organisation zu fördern.

Mario: Du erwähnst in Deinem Buch, dass es Möglichkeiten gibt, dem Meeting-Marathon mit technischen Einstellungen zu begegnen. Was sind einige dieser Möglichkeiten in Microsoft Teams?

Johannes: Eine Möglichkeit zur Steigerung der Energie und Konzentration in Microsoft Teams besteht darin, die verschiedenen Ansichten zu nutzen, die die Plattform bietet. Zum Beispiel ermöglicht die „Galerie“-Ansicht allen Teilnehmenden, gleichzeitig sichtbar zu sein, was die Interaktion fördert. Die „Zusammen-Modus“-Ansicht schafft ein Gefühl von Nähe und Gemeinschaft, während die „Fokus“-Ansicht Ablenkungen minimiert, indem sie nur den präsentierten Inhalt zeigt. Die Auswahl der richtigen Ansicht kann entscheidend für eine produktive Arbeitsweise sein.

Mario: Wie kann künstliche Intelligenz in diesem Kontext helfen?

Johannes: Künstliche Intelligenz spielt eine zunehmend wichtige Rolle in der Optimierung von Meetings. Ein Beispiel ist Microsoft Copilot for Microsoft 365. Dieser intelligente Assistent analysiert den Verlauf des Meetings und erstellt eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte sowie einen Aktionsplan für die nächsten Schritte. Dadurch können sich Teilnehmende besser auf das Gespräch konzentrieren, ohne sich um Notizen kümmern oder Angst haben zu müssen, etwas Wichtiges zu verpassen.

Mario: Welche Vorteile bringt es mit sich, solche Technologien in den Meeting-Alltag zu integrieren?

Johannes: Die Integration solcher Technologien erhöht nicht nur die Effektivität von Meetings, sondern trägt auch dazu bei, dass Mitarbeitende weniger gestresst sind. Wenn sie sich nicht um Notizen kümmern müssen und stattdessen aktiv am Gespräch teilnehmen können, steigert das ihre Energie und Aufmerksamkeit. Dies führt letztendlich zu einer produktiveren Arbeitsweise und verbessert das soziale Miteinander im Team.

Mario: Abschließend: Warum ist es so wichtig, die aktuelle Meeting-Struktur zu überdenken?

Johannes: Die Pandemie hat uns gezeigt, wie wichtig virtuelle Meetings geworden sind, aber sie zählen oft zu den Energie-Killern im Arbeitsalltag. Indem wir unsere Meeting-Strukturen überdenken und optimieren, können wir nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern, sondern auch deren Produktivität erhöhen. Es lohnt sich also definitiv, das eigene Verhalten in Bezug auf Meetings zu hinterfragen und anzupassen.

Mario: Lieber Johannes, herzlichen Dank, dass ich bei Dir nachfragen durfte.