Projektmanagement ohne digitale “Werkzeuge” ist in vielen Organisationen kaum noch denkbar. Doch der Wechsel – hin zur virtuellen Zusammenarbeit – ist nicht einfach mit der Anschaffung einer passenden Software getan. Hier fangen die meisten Probleme oft erst an. Die größten Hebel liegen im Miteinander: Miteinander entscheiden, miteinander beurteilen und die neue Zusammenarbeit miteinander leben.

Collaboration Tools und Projektmanagement-Softwares haben sich – spätestens durch den Trend von Home Office und Remote Work – im letzten Jahr felsenfest in Organisationen und Unternehmen verankert. Viele von ihnen wurden dabei jedoch ins kalte Wasser geworfen. In Windeseile mussten Projekt-, Team- und Abteilungsleiter eine Lösung finden, um virtuell zusammenzuarbeiten. In vielen Fällen fehlte daher Zeit und Raum für ein weitsichtiges Digital Leadership. Was aber gerade solche Ausnahmesituationen deutlich zeigen: Die Einführung einer Collaboration Software ist kein IT-Projekt, sondern bedeutet Change Management. Schließlich geht es darum, das Team an die neue Form der Zusammenarbeit heranzuführen, bestehende bzw. zum Teil fest etablierte Prozesse zu verändern und ein neues Mindset zu schaffen – doch dafür reicht es nicht, einen Schalter einfach umzulegen.

Tipp 1

Triff keine Top-Down-Entscheidung

Das Wichtigste bei der Einführung einer Collaboration Software ist Akzeptanz. Ist diese im Team nicht gegeben, fehlt der Antrieb und die Bereitschaft, ein Tool im eigenen Arbeitsalltag zu verankern. In solchen Fällen setzt die Neuanschaffung (trotz oft hoher zeitlicher und monetärer Investitionen) nur virtuellen Staub auf den Computern der Kollegen an. Die Zusammenarbeit umzustellen, gelingt nicht auf Knopfdruck – gerade beim Gewohnheitstier Mensch. Aus diesem Grund solltest Du nicht proklamieren, dass ab sofort ein neues Tool genutzt wird, sondern dieses kooperativ mit Deinem Team etablieren. Wird eine Neuausrichtung, die den bisherigen Arbeitsalltag und das Miteinander umkrempelt, mit Druck forciert, sorgt das meist nur für Frust und führt zu Mitarbeitenden, die sich abgehängt fühlen.

Tipp 2

Identifiziere Botschafter und Champions

Um alle Mitarbeitenden auf Augenhöhe zu erreichen, solltest Du Botschafter und Champions identifizieren. Diese helfen dabei, eine Veränderung im Team zu verankern und dabei authentisch und nahbar zu sein. Das steigert die so wichtige Akzeptanz von innen heraus und über unterschiedliche Hierarchien hinweg. Für die Botschafter und Champions solltest Du die Teammitglieder wählen, die offen für Neues sind und ihr Umfeld mit ihrer Begeisterung anstecken. Dabei ist es nicht nötig – und je nach Struktur auch hilfreicher – wenn es sich dabei nicht (nur) um Führungskräfte handelt. Viel wichtiger ist, dass Sie authentisch hinter Deiner Idee stehen und diese mittragen. Diese Kollegen sind dabei nicht nur interne “Werbemaßnahmen”, sondern später auch ideale Ansprechpartner bei Fragen, sodass sich (ganz organisch) ein gestärktes Miteinander ergibt, bei dem sich gegenseitig geholfen wird.

Tipp 3

Sorge für transparente Abläufe

Mit einer Collaboration Software verlagern sich viele Prozesse und Arbeitsschritte in die digitale Welt. Doch eine einfache 1:1-Kopie der bisherigen Abläufe verhindert oftmals die Mehrwerte, die zeitgemäße Lösungen mitbringen. Wenn die Prozesse schon im Vorfeld ausbaufähig waren, dann wird sich das nicht ändern, nur weil die Abläufe nun per Mausklick angestoßen werden. Viel relevanter ist es hingegen, das Change Management weitsichtig umzusetzen: Bestehende Prozesse hinterfragen, ein Umdenken anregen und sich für neue Wege öffnen. So entsteht Innovationsgeist und Mut. Ein “Wir machen das schon immer so” ist eine trügerische Selbsttäuschung, die den Raum für Weiterentwicklung und Reflexion minimiert.

In diesem Zuge solltest Du transparente und für alle nachvollziehbare Prozesse schaffen, die als Leitlinien dazu dienen, um Zusammenarbeit gemeinsam zu gestalten. Was wird über die Collaboration Software abgebildet? Was passiert über das gemeinsame Dokumentenmanagement, was im Chat? Wenn die Prozesse aufeinander und auf die Stärken Deiner Werkzeuge abgestimmt sind, entstehen Synergien. Verschiedene Tools bedeuten nicht zwangsläufig ein Entweder-oder, sondern können sich gewinnbringend ergänzen. Eine eierlegende Wollmilchsau gibt es nunmal nicht.

Tipp 4                                                            

Sprich über Fragen, Sorgen und Feedback

Zur Einführung einer Collaboration Software gehört vor allem eins: Digital Leadership. Dazu zählen – neben der fachlichen Kompetenz in Tool-Fragen – auch wichtige Führungsaufgaben. In einem Change-Projekt kommt der offenen, transparenten Kommunikation eine tragende Rolle zu. Veränderungen schaffen immer auch Reizpunkte, die Unruhe stiften können. Dein Team wird Fragen zur Umstellung haben, sich vielleicht Sorgen machen, ob sie “fit” genug für die neue Software sind oder den Workflow unterschiedlich bewerten, ja sogar hinterfragen. Wenn Du Dein Team – wie in Tipp 1 und 2 geschildert – von vornherein einbindest, kannst Du Vorbehalte bereits im Vorfeld abbauen und Akzeptanz schaffen. So fühlen sich alle gehört und niemand übergegangen: Das Gemeinschaftsgefühl und die Zufriedenheit steigt, da die Eindrücke und Gedanken jedes einzelnen einbezogen und gewünscht sind.

Tipp 5                                                            

Lebe die Nutzung im Alltag vor

Auch wenn die Einführung der neuen Software ein voller Erfolg war und die ersten Schritte im Team miteinander zurückgelegt sind, ist ein nachhaltiger Change-Prozess damit lange noch nicht abgeschlossen. Um die Nutzung gerade neuer Tools (nach der üblichen Anfangseuphorie) wirklich im Alltag zu etablieren, muss diese vorgelebt werden – insbesondere von Führungskräften. Denn ein Tool allein löst eben noch keine Probleme, sondern ist zunächst nur ein Werkzeug. Nur wenn digitale Zusammenarbeit gelebt wird, kann sie Teil des Mindsets werden – und damit der Alltagsroutine. Und erst dann kann jede noch so gute Software ihre Stärken voll ausspielen: Es entstehen Mehrwerte für das tägliche Miteinander.