Egal, ob Du einen Projektvertrag mit einem Kunden aushandelst, bei Linienmanagern für Unterstützung sorgst oder bei der Führungsriege mehr Budget loseisen willst – ohne Ziel und Strategie solltest Du in kein Verhandlungsgespräch gehen, egal ob Du vom Start weg ein gutes Blatt auf der Hand hast oder nicht.

Andrea R. benötigt dringend zusätzliche Ressourcen für ein kritisches Arbeitspaket. Im Gespräch mit dem Bereichsleiter legt sie jedoch sofort alle Argumente offen und signalisiert, dass sie notfalls auch mit weniger Unterstützung leben könnte. Ihr Gegenüber erkennt ihre Zwangslage und hält sich mit Zugeständnissen zurück. Am Ende erhält Andrea deutlich weniger Unterstützung als erhofft. Rückblickend wird ihr klar: Sie hatte durchaus gute Karten auf der Hand, spielte sie aber weder in der richtigen Reihenfolge noch mit einer durchdachten Strategie aus.

Für Projektleiter gehören Verhandlungen und ein Geschick im Umgang mit Menschen zum Projektalltag einfach dazu. Doch das erfolgreiche Verhandeln ist nicht immer leicht und hängt maßgeblich davon ab, welche Karten Du im Verhandlungsgespräch ausspielen kannst. Daher solltest Du Dir vor Verhandlungsbeginn stets genau überlegen, was Du erreichen willst und wie Du Deine Karten am besten ausspielst.

Die größte Gefahr in Verhandlungen besteht darin, die eigenen Karten zu früh offenzulegen und die Strategie der Gegenseite zu unterschätzen. Wer zu naiv oder gutgläubig verhandelt, macht am Ende unnötige Zugeständnisse.

Tipp 1

Mischen und abheben

Wie eine Projektverhandlung verläuft, entscheidet sich oft bereits mit dem Einstieg in das Gespräch. Signalisiere Deinem Verhandlungspartner Gastfreundschaft und begrüße ihn mit freundlichen und offenen Worten. Weiter geht es mit einer Runde Small-Talk, um das Eis zu brechen, die Stimmung zu lockern und eine angenehme Basis für die folgende Diskussion um Erfordernisse des Projekts zu schaffen.

Der Anfang des geschäftlichen Teils beginnt mit der Abhandlung der Tagesordnung und dem Besprechen der Ziele für den Tag sowie allen weiteren organisatorischen Gegebenheiten. Sieh Deinen Verhandlungspartner nicht als Gegner, sondern vielmehr als Partner an, mit dem Du das anstehende „Spiel“ bestreiten willst, mit dem im Idealfall am Ende beide Seiten zufrieden sind.

Tipp 2

Das Spiel machen

Nun beginnt das Spiel, jetzt geht es zur Sache. Somit ist es definitiv vorbei mit der Plauderei. Und: Wer gute Karten auf der Hand hat, sollte das Spiel machen. Dabei ist die Wahl der richtigen Verhandlungsstrategie mitentscheidend, sie gibt die Richtung an und bestimmt das gesamte Vorgehen in der Verhandlung. Wenn die Verhandlung abdriftet oder sich verzettelt, dann führen Sie sie langsam wieder zurück auf den Weg. Manchmal kann es sinnvoll sein, eine Agenda für das Verhandlungsgespräch zu verfassen und sie dem Partner vorab zukommen zu lassen.

Die Wahl Deiner Verhandlungsstrategie ist von zwei Dingen abhängig: zum einen solltest Du ganz genau wissen, was Du in der Verhandlung erreichen willst (Verhandlungsziel). Zum anderen solltest Du Dir auch die Frage stellen, wie das Verhältnis zu Deinem Verhandlungspartner nach der Verhandlung aussehen soll. Strebst Du bei einem Lieferanten eine langfristige Zusammenarbeit an, oder geht es Dir lediglich um einen schnellen Deal? Bist Du auch künftig auf das Wohlwollen des Linienmanagers angewiesen, oder geht es Dir nur um eine schnelle Lösung? Willst Du Dich mit der Führungsriege anlegen, oder zeigst Du Dich kompromissbereit? Deine Strategie hängt nicht allein davon ab, wie gut das Blatt auf Deiner Hand ist, sondern ob Du eine langfristige Zusammenarbeit anstrebst oder nicht.

Tipp 3

Trümpfe gezielt einsetzen

Stell Dir die Verhandlung wie ein Pokerspiel vor. Natürlich kannst Du Deine beste Karte gleich auf den Tisch knallen. Aber wenn es Deinem Verhandlungspartner gelingt, mit einem guten Blatt zu reagieren – was bleibt Dir dann für den Rest des Spieles? Deshalb: Verschieße Dein Pulver nicht sofort. Höre lieber erst einmal zu, was der andere zu sagen hat. Manchmal kann es sich auszahlen, anfangs mehr zu verlangen und später mit den Forderungen herunterzugehen. In den meisten Fällen gibt es Zugeständnisse, die Dich wenig kosten, aber gut sind, um im Spiel zu bleiben.

Ob Deine Argumente wie Trümpfe stechen, kannst Du schon im Vorfeld testen. Vergesse für einen Augenblick, worum es Dir geht, und betrachte Deine Argumente einmal aus der Sicht Deines Verhandlungspartners. Was hat er davon? Welche Vorteile bringt ihm ein Ja zu Deiner Forderung bzw. Deinem Vorschlag? Und welche Gefahr läuft er mit einem Nein? Unterm Strich dieser Rechnung muss stehen: Die Forderung bringt ihm mehr, als sie ihn kostet. Gelingt es Dir mit Deinen Argumenten, ihm diesen Vorteil deutlich zu machen? Dann sind das Deine wahren Trümpfe!

Also: Erkläre Deinem Verhandlungspartner bei der Verhandlung stets, was die Vorteile für ihn sind. Recherchiere daher im Vorfeld möglichst genau, was für Deinen Verhandlungspartner auf dem  Spiel steht und welche Wünsche und Bedürfnisse er mitbringt.

Tipp 4              

Mit Kontra rechnen

Genauso wie Du Dich auf Deine Argumente vorbereitest, solltest Du auch auf Gegenargumente vorbereitet sein. Überlege Dir deshalb schon vorher, welche Gegenargumente Dein Verhandlungspartner bringen könnte. So wie bei jedem Verkauf der mysteröse Interessent ins Spiel kommt, der morgen schon unterschreiben will, gibt es bei Lieferverträgen meist den Konkurrenten, der eindeutig billiger ist. Wenn Du Dich auch nur ein bisschen in Dein Gegenüber hinein versetzt, dürften Dir zumindest die wichtigsten Gegenargumente einfallen. Und auf diese solltest Du eine intelligente Antwort parat haben.

Die meisten Projektleiter fühlen sich in Verhandlungen regelrecht verpflichtet, auf Gegenargumente einzugehen und diese zu entkräften. Man muss sich dabei aber klar machen, dass man dann immer nur reagiert und nach den Regeln des anderen spielt. Das ist aber gar nicht zwingend notwendig. Im Gegenteil: Gehe nur dann auf ein Gegenargument ein, wenn dieses die ganze Verhandlung platzen lassen könnte, oder wenn Du das Argument so entkräften und umwandeln kannst, dass es Dich in eine bessere Position bringt. Ansonsten kannst Du das Gegenargument ganz einfach ignorieren oder ausweichend antworten: „Lassen Sie uns später darüber reden …“

Tipp 5                   

Schneider und Schwarz

Abgerechnet wird bekanntlich am Schluss – so auch in Verhandlungen. Wenn die Verhandlung vorbei ist, solltest Du kurz in Dich gehen und Dich fragen, ob Du erreicht hast, was Du wolltest. Können beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden sein (Win-Win), oder hat einer beiden Parteien verloren bzw. den Kürzeren gezogen? Ist das Gespräch fair verlaufen, oder hat es Probleme gegeben? Und: Was kannst Du beim nächsten Mal besser machen?

Fazit

Erfolgreiche Verhandlungen im Projektmanagement sind kein Zufall, sondern das Ergebnis einer sorgfältigen Vorbereitung und einer durchdachten Strategie. Wer seine Argumente zu früh offenlegt oder die Interessen der Gegenseite unterschätzt, schwächt unnötig seine eigene Verhandlungsposition. Entscheidend ist, von Beginn an die Verhandlung aktiv zu steuern und die eigenen Trümpfe gezielt auszuspielen. Ebenso wichtig ist es, die Bedürfnisse des Gegenübers zu verstehen und den Nutzen der eigenen Forderungen deutlich herauszustellen.

Survival-Tipps

• Gehe bitte nie, wirklich nie unvorbereitet in eine Verhandlung. Sonst kann man Dich ganz schnell aus dem Konzept bringen.
• Achte auf einen guten Einstieg in die Verhandlung. Der beginnt mit der Abhandlung der Tagesordnung und dem Besprechen der Ziele für das Verhandlungsgespräch.
• Übernimm die Verhandlungsführung, wenn Du guten Karten auf der Hand hast. Mit einer guten Strategie kannst Du Verhandlung gezielt dahin steuern, wo Du sie hinhaben möchtest.
• Verschieße Dein Pulver nicht sofort. Du solltest immer noch ein paar Trümpfe auf der Hand behalten, um weiterhin im Spiel zu bleiben.
• Denke nicht nur über Deine eigenen Argumente nach. Sei auch gut vorbereitet auf die Gegenargumente Deines Verhandlungspartners.
• Bleib fair. Letztlich zeigt sich der Verhandlungserfolg nicht nur am erzielten Ergebnis, sondern auch daran, ob eine faire und tragfähige Grundlage für die weitere Zusammenarbeit geschaffen wurde