Projektleiter verhandeln ständig. Im Büro. Mit Kunden oder Lieferanten. Mit Linienmanagern und Kollegen sowieso. Mal geht es um Änderungswünsche. Mal um Terminverschiebungen. Mal darum, wie man Mängel beseitigt. In allen Fällen können Fehler in der Verhandlungsführung den Projektleiter teuer zu stehen kommen.

Lena D. leitet ein ambitioniertes Kundenprojekt, in dem der Kunde von ihr kurzfristig zusätzliche Funktionen verlangt. Der Kunde ist aber nicht bereit, das Budget dafür zu erhöhen. Im Verhandlungsgespräch möchte Lena die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten und signalisiert deshalb früh Kompromissbereitschaft. Der Kunde erkennt das sofort und erhöht kurzerhand seine Forderungen – Schritt für Schritt manövriert sich Lena selbst in die Ecke. Am Ende stimmt sie Leistungen zu, die weder im Zeitplan noch im Budget vorgesehen waren. Erst später wird ihr klar, dass sie wichtige Verhandlungsspielräume viel zu früh aufgegeben hat.

Solche Verhandlungssituationen sind in Projekten keine Seltenheit. Ob mit Auftraggebern, Lieferanten, Teammitgliedern oder internen Stakeholdern – Projektleiter müssen regelmäßig Interessen ausgleichen und tragfähige Lösungen aushandeln. Dabei entscheidet nicht allein die fachliche Argumentation über den Erfolg einer Verhandlung. So unterschiedlich die Situationen auch sein mögen, in denen Projektleiter verhandeln müssen: Oft sind es kleine Fehler in der Vorbereitung, im Auftreten oder in der Strategie, die das Ergebnis verschlechtern.

Verhandlungsfehler können das Ergebnis massiv beeinflussen. Negativ vor allem. Wer zu viel preisgibt, zu schnell nachgibt oder psychologische Tricks der Gegenseite übersieht, zieht bei Verhandlungen schnell den Kürzeren.

Fehler 1

Du hast kein Verhandlungsziel

Der wohl schlimmste Verhandlungsfehler unterläuft Dir schon vor der eigentlichen Verhandlung: Du hast Deine Verhandlungsziele nicht klar definiert und weißt nicht, was Du wirklich erreichen willst. „Mal sehen, was dabei rauskommt“, ist keine Strategie. Und mit dieser Einstellung kommt auch selten das dabei heraus, was möglich gewesen wäre. Wenn Du Deine Ziele nicht von Anfang an klar vor Augen hast, darfst Du Dich nachher auch nicht wundern, wenn sich das Verhandlungsergebnis für Dich als Flop erweist.

Eine gute Vorbereitung garantiert zwar nicht unbedingt einen Verhandlungserfolg. Aber: Eine schlechte oder gar keine Vorbereitung ist einer der wesentlichen Gründe, warum in Verhandlungen nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Dabei ist vor allem Dein Minimalziel wichtig, also jenes Verhandlungsergebnis mit dem Du gerade noch leben kannst. Dann formulierst Du noch eine realistische Maximalforderung, und schon entsteht Dein Verhandlungsspielraum. Indem Du Dir klarmachst, welches Ergebnis Du erreichen willst, kannst Du viel zielgerichteter verhandeln. Mit einem klaren Ziel vor Augen lässt Du Dich auch weniger verführen oder ablenken.

Fehler 2

Du bist nicht gut vorbereitet

Wenn Du unvorbereitet in eine Verhandlung startest, gerätst Du schnell ins Hintertreffen und wirst vom Verhandlungsführer zum Geführten. Je mehr Informationen und Hintergründe Dir bekannt sind, desto besser kannst Du Argumente parieren und das Ergebnis zu Deinen Gunsten beeinflussen. Eine gründliche Vorbereitung ist das A und O einer jeden Verhandlung. Die gründliche Recherche vorab ist ein absolutes Muss vor jeder Verhandlung. Seine Hausaufgaben nicht zu machen, ein schwerer Fehler.

Eine gute Vorbereitung ist zwar nicht alles, aber ohne selbige ist alles nichts. Bevor Du beispielsweise in eine Preisverhandlung mit einem Lieferanten oder Dienstleister gehst, solltest Du genau wissen, welche Preise derzeit auf dem Markt üblich sind. Das ist zwar mit Recherche-Aufwand verbunden, zahlt sich aber aus. Überzogene Forderungen der Lieferanten und Dienstleister kannst Du später in der Verhandlung schnell entlarven.

Fehler 3

Du gibst zu schnell nach

Selbst ein klares Verhandlungsziel und eine gute Vorbereitung bewahren Dich nicht vor dem nächsten Verhandlungsfehler, den vor allem unerfahrene und unsichere Verhandler begehen: Sie geben zu schnell nach. Nachgiebige Verhandlungsführer glauben, dass man den Verhandlungspartner für sich gewinnen kann, indem man ihm gibt, was er will. Eine solche Strategie ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn Du Dich in einer aussichtslosen Position befindest und Deine einzige Möglichkeit darin besteht, elegant nachzugeben.

In allen anderen Fällen kostet fehlende Standhaftigkeit und mangelhaftes Durchsetzungsvermögen bares Geld. Natürlich enden die meisten Verhandlungen mit einem Kompromiss. Das bedeutet aber nicht, dass das Ergebnis genau auf der Mitte liegen muss. Außerdem besteht die Gefahr, dass Du durch Deinen nachgiebigen Verhandlungsstil Deinem Kontrahenten signalisierst, dass bei Dir noch mehr zu holen ist und Du in der Folge noch stärker unter Druck gerätst.

Fehler 4

Du hörst nicht richtig zu

Diesen Verhandlungsfehler haben die wenigsten auf dem Radar. Dabei ist seine Wirkung nicht zu unterschätzen. Eine Verhandlung gewinnt nämlich selten derjenige, der am meisten redet. Im Gegenteil: Mancher Vielredner redet sich in Verhandlungen um „Kopf und Kragen“, und meist ohne es zu merken. Erfolgreiche Verhandler sind vor allem gute Zuhörer, die zwischen den Zeilen lesen und im richtigen Moment „zuschlagen“.

Aktives Zuhören ist eine der wirkungsvollsten Verhandlungsstrategien. Es passt einerseits zum bewährten Verhandlungsprinzip, möglichst wenige Informationen von sich selbst preiszugeben. Es bedient aber vor allem das zutiefst menschliche Bedürfnis, verstanden zu werden. Wenn Du Deinem Kontrahenten dieses Gefühl vermitteln kannst, hast Du so gut wie gewonnen. Für diese Strategie erntest Du nämlich nicht nur Dankbarkeit, sondern bekommst auch viele wichtige Hinweise, wie Du die Verhandlung zu Deinen Gunsten entscheiden kannst.

Fehler 5

Du legst Dich zu früh fest

Hart zu verhandeln, bedeutet nicht, stur auf den eigenen Forderungen zu beharren. Im Gegenteil: Es wäre ein klassisches Eigentor, Dich zu früh auf eine Forderung festzulegen. Wenn Du später zurückrudern oder Zugeständnisse machen musst, wirst Du unglaubwürdig. Dein Kontrahent denkt: „Offenbar geht da ja doch etwas!“ – und hakt auch bei anderen Punkten nochmal nach.

Du solltest also nicht zu früh „Das geht nicht“ sagen. Vor allem zu Beginn solltest Du erst einmal vage bleiben und Dir Deine eigenen Themen möglichst lange offen halten. Du solltest zwar konkrete Forderungen stellen, aber in der Umsetzung flexibel bleiben. Dabei hilft vor allem der Konjunktiv: „Ich könnte mir vorstellen, …“ oder „Eine Möglichkeit für beide Seiten könnte sein, …“ Damit legst Du Dich nicht gleich fest und behältst mehr Verhandlungsspielraum für das weitere Gespräch. Obwohl Du Dir weiterhin alle Türen offen hältst, signalisierst Du Deinem Kontrahenten Kompromissbereitschaft. Das kann der weiteren Verhandlung nicht schaden.

Fazit

Indem Du typische Verhandlungsfehler vermeidest, lernst Du automatisch besser zu verhandeln. Das ist zwar keine Garantie dafür, dass die nächste Verhandlung perfekt verlaufen wird, schließlich entwickelt jede Verhandlung ihre eigene Dynamik. Doch wenn Du Verhandlungsfehler Schritt-für-Schritt eliminierst, wirst Du immer häufiger Deine Ziele erreichen.

Survival-Tipps

• Achte darauf, dass ein klares Verhandlungsziel vor Augen hast. Ohne ein solches Ziel vor Augen darfst Du Dich nicht wundern, wenn sich das Verhandlungsergebnis als Flop erweist.
• Gehe gut vorbereitet in eine Projektverhandlung. Je mehr Informationen und Hintergründe Du parat hast, desto besser kannst Du das Ergebnis zu Deinen Gunsten beeinflussen.
• Gib nicht zu schnell nach. So gewinnt man selten den Verhandlungspartner für sich. Im Gegenteil: Eine solche Strategie führt oft dazu, dass der Gegenüber nur noch mehr fordert.
• Denke daran: Verhandlungen mögen zwar mit einem Kompromiss enden – der muss aber nicht unbedingt genau auf der Mitte liegen.
• Rede Dich in der Verhandlung nicht um Kopf und Kragen. Höre lieber aufmerksam zu, lies zwischen den Zeilen und schlage im richtigen Moment zu.
• Bleib am Anfang erst einmal vage und lege Dich nicht gleich fest. Auf diese Weise behältst Du mehr Verhandlungsspielraum für das weitere Gespräch