Die Zerreißprobe

Das erste bedeutende Projekt ist in greifbarer Nähe. Das Angebot erscheint verlockend, ein echter Karriereschritt! Und schnell ist es passiert: Der glückliche Anwärter nimmt die Herausforderung an, ohne wirklich zu wissen, was auf ihn zukommt und was künftig von ihm erwartet wird. Das kann sich bitter rächen.

Tina B. kämpft mit ihrer neuen Rolle. Seit knapp einem halben Jahr leitet sie ein innovatives Pilotprojekt für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Fertigung eines Kunden vor den Toren Stuttgarts. Welcher Stress damit verbunden sein würde, hat sie gewaltig unterschätzt. Die zum Teil widersprüchlichen Erwartungen, die von an allen Seiten an sie herangetragen werden, drohen sie innerlich zu zerreißen. Einerseits möchte sie im Team beliebt sein, andererseits muss sie ungeliebte Entscheidungen durchsetzen. Ihr Chef drängt auf Einsparungen, während der Kunde berechtigte Forderungen aufstellt. Das Schlimmste dabei ist für sie ein andauernd schlechtes Gewissen, weil sie keinem dieser Ansprüche richtig gerecht werden kann.

Das Beispiel von Tina B. steht für viele Menschen, die sich auf größere Projekte einlassen. Das Angebot erscheint verlockend, sie freuen sich über den Karriereschritt – und blenden die Schattenseiten aus. Sie haben es versäumt, systematisch zu klären, ob sie für die angebotene Herausforderung wirklich bereit sind. Hört man sich unter Projektleitern um, wie sie auf ihre Position vorbereitet worden sind, dann lautet die spontane Antwort oft: „Es gab keine!“ Meist schwingt Bedauern, manchmal auch ein leiser Vorwurf mit.

Viele Projektleiter versäumen es, sich mit dem angebotenen Großprojekt gründlich genug auseinanderzusetzen. Dadurch unterschätzen sie den Erwartungsdruck und verfangen sich in einem Geflecht bislang unbekannter Rollen und Erwartungen.

Erwartungsdruck von allen Seiten

Ein größeres Projekt scheint eine fast magische Anziehungskraft auf Erwartungen zu besitzen. Von allen Seiten kommen Wünsche und Hoffnungen, verbunden mit dem Anspruch, dass der Projektleiter „das schon richten wird“. Was die Sache zusätzlich erschwert: Kaum jemand legt die Karten offen auf den Tisch, die Erwartungen bleiben meist unausgesprochen. So kommt es zwangsläufig zu Enttäuschungen, Missverständnissen und Konflikten.

Erwartungen von allen Seiten, verbunden mit den Unsicherheiten des neuen Projekts: In dieser Kombination liegt eine Gefahr, die im Vorfeld oft viel zu leicht genommen wird und bisweilen zum Scheitern des Projektleiters führen kann.

Die widersprüchlichen Erwartungen erzeugen ein enormes Spannungsfeld. Manche Projektmitarbeiter erhoffen sich Handlungsspielräume, andere wiederum erwarten klare Ansagen des Projektleiters. Der Auftraggeber erwartet schnelle Ergebnisse, die Betroffenen wollen am liebsten, dass alles beim Alten bleibt.

Ein neuer Projektleiter bekommt es nicht nur mit offen artikulierten, sondern ebenso mit unausgesprochenen Erwartungen zu tun. Die Kunst liegt darin, auch diese Erwartungen „zwischen den Zeilen“ wahrzunehmen. Erfahrene Projektleiter fahren hier schon frühzeitig ihre Antennen aus, um Signale aus allen Richtungen zu empfangen – aus Richtung des Auftraggebers ebenso wie aus Richtung der Projektmitarbeiter oder der Betroffenen.

„Machen Sie mal!“ – Erwartungen des Auftraggebers

Die Erwartungen des Auftraggebers sind selbst für erfahrene Projektleiter oft ein dunkles Kapitel. Von wegen klare Ziele! Selbst wenn die Projektziele selbst klar sind, so fallen doch die Vorstellungen, was Auftraggeber und Kunden von ihrem Projektleiter erwarten, ziemlich mager aus. Anstatt nun auf einer klaren Ansage zu bestehen, neigen Projektleiter häufig dazu, auf eine Präzisierung der Erwartungen ihres künftigen Auftraggebers zu verzichten. Schnell geben sie sich mit den gewohnten quantitativen Zielen zufrieden: in time, in budget und in scope. Doch was für ihre Auftraggeber wirklich zählt, bleibt oft im Dunkeln.

Willst Du Deinen Job als Projektleiter gut machen, musst Du wissen, was Dein Auftraggeber unter „gut“ eigentlich versteht. Du brauchst Klarheit darüber, woran er Dich und Deine Leistungen künftig messen wird.

Moderator statt Entscheider – Erwartungen des Projektteams

Die Mitarbeiter eines Projektteams wollen reibungslos zusammenarbeiten. Den Projektleiter erleben sie dabei oft als Störenfried. Sie erwarten von ihm, dass er das Teamgefüge nicht verschlechtert, sondern verbessert. Ginge es nach dem Willen dieser Teams, könnte sich der Projektleiter von seinem klassischen Führungsverständnis sogleich verabschieden: Am liebsten würden sie ihn in der Rolle des Moderators sehen, der das Teamgeschehen lenkt und fördert. Diesen Teams schwebt ein Außenminister vor, der sich in die Innenpolitik, also die Belange der Projektarbeit, nicht allzu sehr einmischt.

Der erfolgreiche Umgang mit dem Team hängt stark davon ab, wie schnell Du ein Gespür dafür bekommst, welche Kultur sich in Deinem Team etabliert, wie dieses System schwingt und was die heimlichen Spielregeln sind. Die unausgesprochenen Regeln beeinflussen das Handeln des Teams oft stärker als die explizit festgelegten Abläufe. Das Team erwartet, dass Du Dich an die Regeln anpasst, ob Du diese nun kennst oder nicht.

Grabenkämpfe und Fürstentümer – Erwartungen der Betroffenen

Projektleiter größerer Projekte übersehen gerne, dass Erwartungen nicht nur von oben und unten an sie herangetragen werden, sondern auch von der Seite: Gerade die betroffenen Linienmanager sind mit ihren „Fürstentümern“ eine wichtige, oft sträflich vernachlässigte Gruppe, die ihrerseits Erwartungen an den Projektleiter stellt. Der Neue möge sich aus ihren Abläufen heraushalten, wünschen sie sich. Zudem möge er das inoffizielle Ranking der „Fürsten“ respektieren, sprich: sich mit seinen Projektanforderungen gefälligst hinten anstellen.

Rechne also damit, dass die betroffenen Linienmanager ihren jeweiligen Führungsbereich als „Fürstentum“ ansehen, das unangetastet bleiben soll. Wenn Du mit Deinem Projekt neu in den Führungskreis eintrittst, tust Du deshalb gut daran, Dich offen, solidarisch und kooperativ zu zeigen.

Die Erwartungen des Auftraggebers, des Projektteams und der Betroffenen sind zweifellos wichtig. Erwartungen sind aber zunächst nur Wünsche, Ideen, Hoffnungen, Vorschläge und Anregungen. Sie sind kein Programm, das jetzt abgearbeitet werden muss. Wer das glaubt, der hat schon verloren, bevor er überhaupt auf dem Chefsessel Platz genommen hat.

SURVIVAL-TIPPS

• Nimm Dir etwas Zeit und überlege, wer im Projekt was von Dir will. Solltest Du nicht wissen, was von Dir erwartet wird, dann wird es höchste Zeit, danach zu fragen.
• Entscheide, inwieweit Du auf die verschiedenen Erwartungen eingehen, zu ihnen Stellung beziehen, Dich von ihnen abgrenzen oder Dich ihrer annehmen willst.
• Finde Dich damit ab, dass Du nicht alle Erwartungen erfüllen kannst. Wenn Du eine klare Linie verfolgst, wirst Du den einen oder anderen enttäuschen müssen.
• Etabliere Dich in den Augen Deines Auftraggebers als Führungsfigur. Denn sobald Du Dein Projekt „im Griff“ hast, kann er sich wieder voll seiner Arbeit widmen.
• Gestalte Dein Teamgefüge – von der Besprechungskultur und den Arbeitszeiten über Urlaubsregelungen bis zum Kommunikationsstil – es gibt viel zu tun.
• Agiere in der Runde der Linienmanager nicht zu forsch. Ansonsten läufst Du Gefahr, dass die „Gebietsfürsten“ Dich ausbremsen oder in die Schranken verweisen.